Theo các quy định tại Điều 47 Bộ luật Lao động năm 2012 và khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, người sử dụng lao động có nghĩa vụ chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Theo các quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH, người sử dụng lao động cần thực hiện các thủ tục và chuẩn bị các giấy tờ sau đây để chốt sổ BHXH cho người lao động: 

Bước 1: Báo giảm lao động 

Người sử dụng lao động cần làm thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH. 

Việc báo giảm lao động cần đảm bảo đầy đủ các hồ sơ:

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT(mẫu D02-TS theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017)
• Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hợp đơn vị đã nộp trước đó (nếu có)
• Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người)
• Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động

Đơn vị sử dụng lao động hoàn thiện các hồ sơ trên rồi gửi cho cơ quan BHXH quản lý.

Bước 2: Chốt sổ BHXH

Căn cứ theo quy định tại Tiết 1.2 Điểm b Khoản 1 Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 bao gồm những giấy tờ sau:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
• Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS)
• Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ 
• Các tờ rơi của sổ bảo hiểm xã hội thuộc bản chính của sổ bảo hiểm xã hội.
• 01 công văn chốt sổ của đơn vị - mẫu D01b-TS
• Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có)

Hoàn tất các hồ sơ trên rồi gửi cho cơ quan BHXH quản lý với hình thức qua mạng bằng phần mềm BHXH hoặc gửi qua đường bưu điện.