Theo khoản 16 Điều 1 của Nghị định số 108/2018/NĐ-CP ngày 23/08/2018 của Chính phủ Về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 78/2015/NĐ-CP ngày 14/09/2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp, khi công ty cổ phần thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập thì phải gửi thông báo tới Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính, cụ thể:

Việc thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập với Phòng Đăng ký kinh doanh chỉ thực hiện trong trường hợp cổ đông sáng lập chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua khi đăng ký thành lập doanh nghiệp (khoản 1 Điều 112 của Luật Doanh nghiệp năm 2014). Cổ đông sáng lập chưa thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua sẽ đương nhiên không còn là cổ đông công ty theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 112 Luật Doanh nghiệp năm 2014 và bị xóa tên khỏi Danh sách cổ đông sáng lập của công ty.

Doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua theo quy định tại khoản 1 Điều 112 Luật Doanh nghiệp năm 2014. Trường hợp có thay đổi mà doanh nghiệp không thông báo thì sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.

Trường hợp thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập, công ty gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đã đăng ký. Nội dung thông báo gồm:

(i) Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp, mã số thuế);

(ii) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập đối với cổ đông sáng lập là tổ chức hoặc họ, tên, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với cổ đông sáng lập là cá nhân;

(iii) Họ, tên, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty.

Khi nhận thông báo, Phòng Đăng ký kinh doanh trao giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

Trường hợp hồ sơ thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập công ty cổ phần không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Theo Điều 32 của Nghị định số 50/2016/NĐ-CP ngày 01/06/2016 của Chính phủ Về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, với hành vi không thông báo đến Cơ quan đăng ký kinh doanh về việc thay đổi thông tin cổ đông sáng lập thì công ty cổ phần có thể bị xử phạt vi phạm hành chính như sau: (i) Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng; (ii) Bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc thông báo đến Cơ quan đăng ký kinh doanh về thay đổi thông tin cổ đông sáng lập.