Sổ đăng ký thành viên là văn bản nội bộ ghi nhận các thông tin cơ bản về thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) hai thành viên trở lên. Công ty TNHH hai thành viên trở lên phải lập sổ đăng ký thành viên ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và phải lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

Sổ đăng ký thành viên phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

(i) Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của công ty;

(ii) Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với thành viên là cá nhân; tên, số quyết định thành lập hoặc mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính đối với thành viên là tổ chức;

(iii) Phần vốn góp, giá trị vốn đã góp, thời điểm góp vốn, loại tài sản góp vốn, số lượng, giá trị của từng loại tài sản góp vốn của từng thành viên;

(iv) Chữ ký của thành viên là cá nhân hoặc của người đại diện theo pháp luật của thành viên là tổ chức;

(v) Số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của từng thành viên.

Theo Điều 34 của Nghị định số 50/2016/NĐ-CP ngày 01/06/2016 của Chính phủ Về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, công ty TNHH hai thành viên trở lên không lập sổ đăng ký thành viên thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính như sau: Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng và bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc lập sổ đăng ký thành viên.

Như vậy, sổ đăng ký thành viên là văn bản nội bộ cung cấp các thông tin quan trọng về công ty, thành viên, vốn điều lệ và phần vốn góp của các thành viên trong công ty. Trong quá trình giải quyết xung đột, nhất là tranh chấp tại Tòa án hoặc Trọng tài, sổ đăng ký thành viên có giá trị nhất định trong xác định tư cách thành viên, cũng như các vấn đề liên quan đến phần vốn góp của thành viên. Đặc biệt, đối với trường hợp nhà đầu tư nhận chuyển nhượng phần vốn góp từ thành viên công ty thì thành viên chuyển nhượng vẫn có các quyền và nghĩa vụ đối với công ty tương ứng với phần vốn góp có liên quan cho đến khi thông tin về người mua được ghi đầy đủ vào sổ đăng ký thành viên. Hay nói cách khác, thủ tục cập nhật thông tin người nhận chuyển nhượng phần vốn góp vào sổ đăng ký thành viên là cơ sở Luật định để phát sinh quyền và nghĩa vụ thành viên. Chính vì vậy, nhà đầu tư khi góp vốn hoặc nhận chuyển nhượng phần vốn góp cần lưu ý để yêu cầu công ty cập nhật thông tin của mình vào sổ đăng ký thành viên công ty.