QUY CHẾ
QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU HỘ GIA ĐÌNH VÀ MÃ SỐ
BẢO HIỂM XÃ HỘI CỦA NGƯỜI THAM GIA BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ
(Ban hành kèm
theo Quyết định số 515/QĐ-BHXH ngày 27 tháng 03 năm 2020 của Tổng Giám đốc Bảo
hiểm xã hội Việt Nam)
Điều 1. Phạm vi áp dụng
1. Người tham gia và đơn vị quản lý người tham gia bảo hiểm
xã hội, bảo hiểm y tế.
2. Công chức, viên chức, người lao động làm việc trong ngành
Bảo hiểm xã hội được cơ quan Bảo hiểm xã hội giao nhiệm vụ quản lý, rà soát,
tra cứu, cập nhật cơ sở dữ liệu hộ gia đình.
Điều 2. Mục đích quản lý
1. Thông tin người tham gia được cập nhật, điều chỉnh đầy
đủ, chính xác, kịp thời vào cơ sở dữ liệu hộ gia đình, được tập hợp gồm những
người đang tham gia, đã tham gia và chưa tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y
tế.
2. Mỗi người tham gia chỉ được cấp duy nhất một mã số bảo
hiểm xã hội.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
1. Các từ viết tắt
1.1. BHXH là chữ
viết tắt của cụm từ "bảo hiểm xã hội".
1.2. BHYT là chữ
viết tắt của cụm từ "bảo hiểm y tế".
1.3. BHTN là chữ
viết tắt của cụm từ "bảo hiểm thất nghiệp".
1.4. BHXH tỉnh là tên
chung cho Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
1.5. BHXH huyện là tên
chung cho Bảo hiểm xã hội quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sáp nhập
vào BHXH tỉnh).
1.6. CMND/CCCD là chữ viết
tắt của cụm từ "chứng minh nhân dân/căn cước công dân".
1.7. CSDL là chữ
viết tắt của cụm từ "cơ sở dữ liệu".
1.8. HGĐ là chữ
viết tắt của cụm từ "hộ gia đình".
1.9. UBND xã là tên
chung cho Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
2. Giải thích từ ngữ
Trong
Văn bản này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
2.1. Mã số BHXH là số định
danh do cơ quan BHXH cấp cho mỗi người tham gia một mã số duy nhất và được quản
lý trên toàn quốc.
2.2. Mã số HGĐ là số định
danh do cơ quan BHXH cấp cho mỗi HGĐ một mã số duy nhất và được quản lý trên
toàn quốc.
2.3. Bộ thông tin định danh là tổ hợp các tiêu chí bao gồm: Họ và tên, ngày tháng
năm sinh, giới tính, nơi đăng ký khai sinh (cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã).
2.4. Người tham gia là
thành viên HGĐ đã kê khai và được cấp mã số BHXH trong CSDL HGĐ.
2.5. Hộ gia đình là
một đơn vị gồm một hay một số người được kê khai trong: sổ hộ khẩu/sổ tạm trú,
thẻ thường trú/thẻ tạm trú của người nước ngoài,... thuộc diện bảo mật thông
tin. Không bao gồm một số người trong khu nhà trọ, ký túc xá,... hoặc các địa
điểm cư trú nhiều người có tính chất tương tự.
2.6. CSDL HGĐ là tập hợp
thông tin liên quan của thành viên HGĐ, gồm: người đang tham gia, đã tham gia
và chưa tham gia BHXH, BHYT.
2.7. Chủ hộ là một
thành viên trong HGĐ đại diện cho HGĐ đó.
2.8. Tổ kiểm soát gồm
công chức, viên chức, người lao động làm việc tại cơ quan BHXH được BHXH cấp
trung ương/tỉnh/huyện thành lập theo từng cấp để thực hiện quản lý, kiểm soát,
phê duyệt mã số BHXH cho người tham gia.
2.9. Cán bộ thu là viên chức,
người lao động làm việc trong lĩnh vực công tác thu BHXH, BHYT tại cơ quan
BHXH.
2.10 Cán bộ sổ, thẻ là
viên chức, người lao động làm việc trong lĩnh vực công tác sổ BHXH, thẻ BHYT
tại cơ quan BHXH.
2.11. Cán bộ KHTC là
viên chức, người lao động làm việc trong lĩnh vực kế hoạch - tài chính tại cơ
quan BHXH.
2.12. Đơn vị quản lý người tham gia là gọi chung cho cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân
sử dụng lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH, BHYT; Các tổ chức được cơ quan BHXH ký hợp đồng làm Đại lý thu BHXH, BHYT; Cơ quan BHXH lập
danh sách cấp thẻ BHYT do tổ chức BHXH đóng; UBND xã, cơ sở giáo dục và đào tạo, cơ sở dạy nghề,
cơ quan có thẩm quyền xác định, lập danh sách cấp thẻ BHYTcho đối tượng được
ngân sách nhà nước đóng, hỗ trợ đóng theo quy định của Luật BHXH và Luật BHYT.
2.13. Phần mềm HGĐ là
Hệ thống cấp mã số BHXH và quản lý HGĐ tham gia BHYT của Ngành BHXH.
Điều 4. Quy trình tăng trẻ em dưới 6 tuổi trong cơ sở dữ
liệu hộ gia đình
1. UBND xã
1.1. Trường hợp chưa kết nối liên thông dữ liệu đăng ký khai
sinh trẻ em dưới 6 tuổi trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của
Bộ Tư pháp:
a) Khi có phát sinh thực hiện các thủ tục hành chính về đăng
ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ BHYT: Lập hồ sơ cấp thẻ BHYT cho trẻ
em dưới 6 tuổi theo quy định tại Thông tư liên tịch số 05/2015/TTLT-BTP-BCA-BYT
ngày 15/5/2015, gồm: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT và Danh
sách đề nghị cấp thẻ BHYT (Mẫu TK1-TS
và Mẫu D03-TS ban hành kèm theo
Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020) gửi cơ quan BHXH.
b) Nhận thẻ BHYT từ cơ quan BHXH chuyển đến để trả cho trẻ
em.
1.2. Trường hợp đã kết nối liên thông dữ liệu đăng ký khai
sinh trẻ em dưới 6 tuổi trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của
Bộ Tư pháp:
a) Hằng ngày, gửi dữ liệu đăng ký khai sinh của trẻ dưới 6
tuổi đến cơ quan BHXH, không phải lập hồ sơ theo Tiết a Điểm 1.1 Khoản 1 Điều
này.
b) Nhận hồ sơ từ cơ quan BHXH chuyển đến: Thẻ BHYT để trả
thẻ cho trẻ em; Phụ lục thành viên HGĐ (của Mẫu TK1-TS) để xác nhận bổ sung trẻ
em vào đúng HGĐ và gửi lại cơ quan BHXH.
2. BHXH tỉnh/huyện
2.2. Cán bộ sổ, thẻ
a) Xử lý hồ sơ:
- Trường hợp chưa kết nối liên thông dữ liệu đăng ký khai
sinh trẻ em dưới 6 tuổi trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của
Bộ Tư pháp:
Nhận
hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ (bao gồm cả hồ sơ giao dịch điện tử): Thực
hiện tra cứu, tìm kiếm mã số BHXH của trẻ em theo thông tin kê khai trên Mẫu TK1-TS với CSDL HGĐ theo quy tắc
tại Khoản 1 Điều 7 Quy chế này:
+
Trường hợp tra cứu, tìm kiếm: Xác định chính xác thông tin trẻ em đã có trong
CSDL HGĐ, thông báo và thống nhất mã số BHXH của trẻ em với đơn vị quản lý
người tham gia, cha/mẹ/người giám hộ; Nếu thông tin của trẻ em chưa đầy đủ, chính xác, thực hiện
điều chỉnh thông tin trẻ em đã được cấp mã số BHXH trong CSDL HGĐ, điều chỉnh trẻ em về đúng HGĐ (nếu đang ở HGĐ khác)
và đề nghị Tổ kiểm soát phê duyệt điều chỉnh thông tin của trẻ em (đính kèm hồ
sơ theo Khoản 2 Điều 7 Quy chế này).
+
Trường hợp tra cứu, tìm kiếm: Xác định trẻ em chưa được kê khai trong CSDL HGĐ
(trẻ em mới sinh), cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin trên Mẫu TK1-TS vào phần mềm HGĐ và đề
nghị Tổ kiểm soát phê duyệt mã số BHXH cho trẻ em (đính kèm hồ sơ theo Khoản 2
Điều 7 Quy chế này).
- Trường hợp đã kết nối liên thông dữ liệu đăng ký khai
sinh trẻ em dưới 6 tuổi trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của
Bộ Tư pháp:
Phần
mềm HGĐ ngay khi nhận dữ liệu từ Bộ Tư pháp, tự động thực hiện: Tra cứu, tìm
kiếm mã số BHXH của trẻ em theo quy tắc tại Khoản 1 Điều 7 Quy chế này:
+ Trường
hợp xác định chính xác thông tin trẻ em chưa có trong CSDL HGĐ: Tự động lấy
thông tin, cấp mã số BHXH và lập tự động lập Mẫu D03-TS chuyển Bộ phận tiếp nhận
hồ sơ.
+
Trường hợp xác định chính xác thông tin trẻ em đã được kê khai trong CSDL HGĐ
và đã được cấp thẻ BHYT: Tự động phản hồi trạng thái đã cấp thẻ BHYT và cung
cấp mã số BHXH do cơ quan BHXH cấp.
b) Chuyển hồ sơ đã được hoàn thiện mã số BHXH (ghi mã số
BHXH của trẻ em vào các biểu mẫu) đến cán bộ thu thực hiện các nghiệp vụ phát
sinh để cấp thẻ BHYT theo quy định.
c) Hoàn thiện hồ sơ:
- Trước ngày 03 hằng tháng:
+ In
Phụ lục thành viên HGĐ (của Mẫu
TK1-TS) có thông tin của từng trẻ em được cấp mã số
BHXH tháng trước liền kề chuyển đến UBND xã để xác nhận bổ sung trẻ em dưới 6
tuổi vào đúng HGĐ.
+ Ký
Biên bản bàn giao (Mẫu 02-TS) được in từ phần mềm quản lý với UBND xã và scan, lưu trữ trên phần mềm quản lý.
- Trước ngày 04 hằng tháng:
+
Nhận Phụ lục thành viên HGĐ từ UBND xã chuyển đến và hoàn thành việc cập nhật
đầy đủ, chính xác thông tin trẻ em dưới 6 tuổi vào đúng HGĐ.
+
Chuyển Mẫu 02-TS và Phụ lục thành viên HGĐ đến Bộ phận
tiếp nhận hồ sơ để lưu trữ hồ sơ theo quy định.
2.2. Tổ kiểm soát
a) Nhận đề nghị phê duyệt từ cán bộ sổ, thẻ: Kiểm soát việc
tuân thủ quy trình thực hiện, hồ sơ đính kèm, thông tin của người tham gia và
thành viên HGĐ được cập nhật vào phần mềm HGĐ:
- Trường hợp thông tin người tham gia và các thành viên
trong HGĐ đầy đủ, chính xác với hồ sơ kèm theo: Phê duyệt.
- Trường hợp chưa thực hiện đầy đủ quy trình tra cứu, tìm
kiếm thông tin người tham gia, cập nhật, điều chỉnh thông tin người tham gia và
các thành viên HGĐ không chính xác với hồ sơ kèm theo: Yêu cầu thực hiện đúng
quy định Điểm 2.1 Khoản 2 Điều này.
b) Thời gian phê duyệt được thực hiện tối đa 03 giờ làm
việc.
3. UBND xã và cơ quan BHXH thực hiện việc giao, nhận và trả
hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích.
Điều 5. Quy trình giảm người tham gia trong cơ sở dữ liệu
hộ gia đình
1. BHXH tỉnh/huyện (Cán bộ sổ, thẻ)
1.1. Trước ngày 03 hằng tháng:
a) Chủ trì phối hợp với UBND xã kê khai thành viên HGĐ khai
tử của tháng trước liền kề vào Danh sách thành viên hộ gia đình báo giảm khai
tử (Mẫu 01-TS). Trường hợp đã kết nối liên thông với Hệ thống thông tin đăng ký
và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp về dữ liệu khai tử: In Danh sách tăng, giảm
thành viên HGĐ (của Mẫu 02-TS) có thông
tin của từng người khai tử tháng trước liền kề chuyển đến UBND xã để phối hợp
xác nhận HGĐ có người khai tử.
b) Ký Mẫu 02-TS được in từ phần mềm quản lý với UBND xã
và scan, lưu trữ trên phần mềm
quản lý.
1.2. Trước ngày 04 hằng tháng:
a) Nhận Mẫu 01-TS từ UBND xã chuyển đến và hoàn thành việc
cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin thành viên HGĐ báo giảm khai tử vào đúng
HGĐ.
b) Chuyển Mẫu 01-TS, Mẫu 02-TS đến
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ để lưu trữ hồ sơ theo quy định.
2. UBND xã: Phối hợp với cơ quan BHXH kê khai người khai tử
vào Mẫu 01-TS, Mẫu 02-TS và gửi cơ quan BHXH.
3. UBND xã và cơ quan BHXH thực hiện việc giao, nhận và trả
hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích.
Điều 6. Quy trình hoàn thiện mã số bảo hiểm xã hội cho
người tham gia
1. Đơn vị quản lý người tham gia
1.1. Tra cứu, tìm kiếm và hướng dẫn người tham gia tra cứu,
tìm kiếm đúng mã số BHXH của người tham gia đã được cơ quan BHXH cấp.
1.2. Trường hợp tìm kiếm không thấy mã số BHXH của người tham
gia (bao gồm cả người nước ngoài tham gia BHXH, BHYT tại Việt Nam): Hướng dẫn
người tham gia kê khai đầy đủ thông tin vào Mẫu TK1-TS; Phối hợp với cơ quan BHXH gửi hình ảnh hồ sơ theo Khoản
2 Điều 7 Quy chế này để cập nhật, hoàn thiện cơ sở dữ liệu của người tham gia.
2. BHXH tỉnh/huyện
2.1. Cán bộ sổ, thẻ
a) Nhận hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ (bao gồm cả hồ sơ
giao dịch điện tử): Thực hiện tra cứu, tìm kiếm mã số BHXH của người tham gia
theo thông tin kê khai trên Mẫu
TK1-TS với CSDL HGĐ theo quy tắc tại Khoản 1 Điều 7 Quy chế này:
- Trường hợp xác định chính xác thông tin người tham gia đã
được cấp mã số BHXH trong CSDL HGĐ: Thông báo và thống nhất mã số BHXH với
người tham gia, đơn vị quản lý người tham gia.
- Trường hợp tra cứu, tìm kiếm thấy người tham gia có thông
tin chưa đầy đủ, chính xác: Thực hiện điều chỉnh thông tin người tham gia đã
được cấp mã số BHXH trong CSDL HGĐ, điều chỉnh người tham gia về đúng HGĐ (nếu
đang ở HGĐ khác); Đề nghị Tổ kiểm soát phê duyệt điều chỉnh thông tin của của
người tham gia (đính kèm hồ sơ theo Khoản 2 Điều 7 Quy chế này).
- Trường hợp xác định người nước ngoài tham gia BHXH, BHYT
tại Việt Nam chưa được kê khai trong CSDL HGĐ: Cập nhật đầy đủ, chính xác thông
tin trên Mẫu TK1-TS vào phần mềm
HGĐ; Đề nghị Tổ kiểm soát phê duyệt mã số BHXH cho người nước ngoài (đính kèm
hồ sơ theo Khoản 2 Điều 7 Quy chế này).
b) Chuyển hồ sơ đã được hoàn thiện mã số BHXH (ghi mã số
BHXH của người tham gia vào biểu mẫu) đến cán bộ thu thực hiện các nghiệp vụ
phát sinh theo quy định.
2.2. Tổ kiểm soát
a)
Nhận đề nghị phê duyệt từ cán bộ sổ, thẻ: Kiểm soát việc tuân thủ quy trình
thực hiện, hồ sơ đính kèm, thông tin của người tham gia và thành viên HGĐ được
cập nhật vào phần mềm HGĐ:
- Trường hợp thông tin người tham gia và các thành viên trong
HGĐ đầy đủ, chính xác với hồ sơ kèm theo: Phê duyệt.
- Trường hợp chưa thực hiện đầy đủ quy trình tra cứu, tìm
kiếm thông tin người tham gia, cập nhật, điều chỉnh thông tin người tham gia và
các thành viên HGĐ không chính xác với hồ sơ kèm theo: Yêu cầu thực hiện đúng
quy định Điểm 2.1 Khoản 2 Điều này.
b)
Thời gian phê duyệt được thực hiện tối đa 03 giờ làm việc.
Điều 7. Nguyên tắc tra cứu, tìm kiếm thông tin người tham
gia và hình ảnh hồ sơ đính kèm làm căn cứ hoàn thiện mã số bảo hiểm xã hội
1. Nguyên tắc tra cứu, tìm kiếm thông tin người tham gia
trong CSDL HGĐ
1.1. Tìm kiếm thông tin chủ hộ gia đình:
a) Phạm vi tìm kiếm theo thứ tự ưu tiên: trên địa bàn cấp
xã; địa bàn cấp huyện; địa bàn cấp tỉnh và trên toàn quốc.
b) Nguyên tắc tìm kiếm: tìm kiếm họ tên, ngày, tháng, năm,
sinh, CMND/CCCD/Hộ chiếu của chủ hộ hoặc thông tin của các thành viên trong HGĐ
để tìm kiếm chủ HGĐ.
1.2. Tìm kiếm thông tin thành viên hộ gia đình:
a) Phạm vi tìm kiếm theo thứ tự ưu tiên: trong cùng HGĐ;
trên địa bàn cấp xã, địa bàn cấp huyện, địa bàn cấp tỉnh và trên toàn quốc.
b) Nguyên tắc tìm kiếm theo thứ tự:
- Tìm kiếm theo Bộ thông tin định danh trên toàn quốc.
- Tìm kiếm theo CMND/CCCD/Hộ chiếu trên toàn quốc.
- Tìm kiếm theo họ tên, ngày, tháng, năm sinh, giới tính
trên toàn quốc.
- Tìm kiếm theo họ và tên, năm sinh mã tỉnh khai sinh/mã
tỉnh hộ khẩu.
- Tìm kiếm theo họ và tên, năm sinh trên toàn quốc.
2. Danh mục hình ảnh giấy tờ đính kèm làm căn cứ cấp, hoàn
thiện mã số BHXH
2.1. Mẫu TK1-TS
2.2. CMND/CCCD/Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh (đối với người
chưa được cấp CMND/CCCD/Hộ chiếu).
2.3. Giấy tờ khác.
Điều 8. Trách nhiệm của Tổ kiểm soát các cấp
1. Tổ kiểm soát cấp huyện
1.1. Kiểm soát việc tuân thủ quy trình thực hiện, hồ Sơ đính
kèm, thông tin của người tham gia và thành viên HGĐ được cập nhật vào phần mềm
HGĐ đảm bảo đầy đủ, chính xác từ đề nghị của cán bộ sổ, thẻ.
1.2. Phê duyệt mã số BHXH đối với trẻ em dưới 6 tuổi và người
nước ngoài không trùng thông tin có phát sinh tại huyện; Phê duyệt điều chỉnh
thông tin của người tham gia trong địa bàn huyện.
1.3. Đề nghị Tổ kiểm soát cấp tỉnh phê duyệt đối với người
tham gia khác địa bàn huyện, tỉnh
1.4. Nghiệm thu việc cập nhật biến động thành viên HGĐ và hoàn
thiện mã số BHXH của BHXH huyện trên cơ sở Mẫu 02-TS, hồ sơ được cập nhật vào phần mềm HGĐ.
1.5. Trước ngày 06 hằng tháng, in các báo cáo từ phần mềm quản
lý: Báo cáo tình hình tăng, giảm, điều chỉnh thông tin người tham gia (Mẫu
04a-TS); Báo cáo chi tiết tình hình phê duyệt mã số BHXH (Mẫu 05a-TS); Báo cáo
tồn tại, hạn chế qua kiểm soát việc tra cứu, cập nhật thông tin vào CSDL HGĐ và
biến động thành viên HGĐ so với các chỉ tiêu thống kê về dân số, số người sinh,
tử trên địa bàn huyện gửi Lãnh đạo huyện để chấn chỉnh, xử lý trách nhiệm (nếu
có).
1.6. Kinh phí hoạt động của Tổ kiểm soát cấp huyện và kinh phí
rà soát dữ liệu theo quy định của BHXH Việt Nam.
1.7. Kịp thời báo cáo, đề xuất BHXH tỉnh về khó khăn, vướng
mắc trong quá trình tổ chức thực hiện.
2. Tổ kiểm soát cấp tỉnh
2.1. Kiểm soát việc tuân thủ quy trình thực hiện, hồ sơ đính
kèm, thông tin của người tham gia và thành viên HGĐ được cập nhật vào phần mềm
HGĐ đảm bảo đầy đủ, chính xác từ đề nghị của cán bộ sổ, thẻ thuộc BHXH tỉnh
hoặc của Tổ kiểm soát cấp huyện.
2.2. Phê duyệt mã số BHXH đối với trẻ em dưới 6 tuổi và người
nước ngoài không trùng thông tin có phát sinh tại huyện thuộc tỉnh quản lý; Phê
duyệt điều chỉnh thông tin của người tham gia trong địa bàn huyện thuộc tỉnh
quản lý và ở địa bàn khác huyện, trong tỉnh.
2.3. Đề nghị Tổ kiểm soát cấp Trung ương phê duyệt đối với
trường hợp điều chỉnh thông tin của người tham gia ở địa bàn ngoài tỉnh.
2.4.
Nghiệm thu việc cập nhật biến động thành viên HGĐ và hoàn thiện mã số BHXH của BHXH tỉnh/huyện trên cơ sở Mẫu 02-TS, hồ sơ được cập nhật vào phần mềm HGĐ.
2.5. Trước ngày 06 hằng tháng, in các báo cáo từ phần mềm quản
lý: Báo cáo tình hình tăng, giảm, điều chỉnh thông tin người tham gia (Mẫu 04B-TS); Báo cáo chi tiết tình hình phê duyệt mã số BHXH (Mẫu 05B-TS); Báo cáo tồn tại, hạn chế qua kiểm soát việc tra
cứu, cập nhật thông tin vào CSDL HGĐ và biến động thành viên HGĐ so với các chỉ
tiêu thống kê về dân số, số người sinh, tử trên địa bàn tỉnh gửi Lãnh đạo tỉnh
để chấn chỉnh, xử lý trách nhiệm (nếu có).
2.6. Kinh phí hoạt động của Tổ kiểm soát cấp tỉnh và kinh phí
rà soát dữ liệu theo quy định của BHXH Việt Nam.
2.7. Giải quyết khó khăn, vướng mắc trong quá trình tổ chức
thực hiện theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam. Trường hợp vượt quá thẩm quyền, kịp
thời báo cáo và đề xuất BHXH để xem xét, giải quyết.
3. Tổ kiểm soát cấp Trung ương
3.1. Kiểm soát việc tuân thủ quy trình tra cứu, tìm kiếm thông
tin người tham gia và phê duyệt mã số BHXH đối với Tổ kiểm soát cấp tỉnh/huyện.
3.2. Phê duyệt đề nghị của Tổ kiểm soát cấp tỉnh đối với
trường hợp điều chỉnh thông tin của người tham khác địa bàn tỉnh.
3.3. Kiểm soát việc nghiệm thu cập nhật biến động thành viên
HGĐ của BHXH tỉnh trên cơ sở Mẫu 02-TS,
hồ sơ được cập nhật vào phần mềm HGĐ.
3.4. Trường hợp đặc biệt, Tổ kiểm soát Trung ương báo cáo Lãnh
đạo Ngành xem xét, giải quyết.
3.5. Trước ngày 06 hằng tháng, in các báo cáo từ phần mềm quản
lý: Báo cáo tình hình tăng, giảm, điều chỉnh thông tin người tham gia (Mẫu 04C-TS); Báo cáo chi tiết tình hình phê duyệt mã số BHXH (Mẫu 05C-TS); Báo cáo tồn tại, hạn chế qua kiểm soát việc tra
cứu, cập nhật thông tin vào CSDL HGĐ và biến động thành viên HGĐ so với các chỉ
tiêu thống kê về dân số, số người sinh, tử trên toàn quốc gửi Lãnh đạo Ngành để
chấn chỉnh, xử lý trách nhiệm (nếu có).
3.6. Kinh phí hoạt động của Tổ kiểm soát cấp Trung ương và
kinh phí rà soát dữ liệu theo quy định của BHXH Việt Nam.
3.7. Tiếp nhận và đề xuất, giải quyết khó khăn, vướng mắc
trong quá trình tổ chức thực hiện của BHXH tỉnh.
Điều 9. Chi phí hỗ trợ UBND xã lập danh sách, tăng giảm
thành viên hộ gia đình
1. UBND xã
1.1. Lập Giấy thanh toán kinh phí chi hỗ trợ cho UBND cấp xã
thực hiện lập danh sách người tham gia BHYT (Mẫu C66b-HD ban hành kèm theo
Thông tư số 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ
Tài chính hướng dẫn kế toán bảo hiểm xã hội) đối với trường hợp tăng sinh, giảm
chết và hồ sơ, thủ tục thanh toán theo Công văn số 2544/BHHX-TCKT
ngày 15/7/2019 của BHXH Việt Nam về việc
hướng dẫn thanh quyết toán chi phí lập danh sách và cập nhật biến động thành
viên hộ gia đình tham gia BHYT gửi cơ quan BHXH.
1.2. Nhận kinh phí chi hỗ trợ từ cơ quan BHXH chuyển đến trước
ngày 06 hằng tháng.
2. Cơ quan BHXH tỉnh/huyện
2.1. Cán bộ sổ, thẻ
a) Nhận hồ sơ và thủ tục thanh toán từ UBND xã chuyển đến.
b) Chốt dữ liệu số tiền phải chi hỗ trợ UBND xã và lập và ký
đề nghị thanh toán tại phần của Cơ quan BHXH duyệt của Mẫu C66b-HD chuyển cán bộ kế
toán để chi hỗ trợ UBND xã theo quy định.
2.2. Cán bộ KHTC
a) Nhận đề nghị thanh toán từ cán bộ sổ thẻ, trình Lãnh đạo
đơn vị duyệt và chuyển kinh phí chi hỗ trợ UBND xã theo quy định.
b) Cán bộ KHTC cấp huyện tổng hợp, chốt dữ liệu số tiền chi
hỗ trợ UBND xã và lập Báo cáo tổng hợp kinh phí chi hỗ trợ UBND xã lập danh
sách tăng, giảm thành viên hộ gia đình (Mẫu 03a-TS) báo cáo Giám đốc huyện.
c) Cán bộ KHTC cấp
tỉnh tổng hợp, chốt dữ liệu số tiền chi hỗ trợ UBND xã và lập Báo cáo tổng hợp
kinh phí chi hỗ trợ UBND xã lập danh sách tăng, giảm thành viên hộ gia đình
(Mẫu 03b-TS) báo cáo Giám đốc tỉnh.
3. UBND xã và cơ quan BHXH thực hiện việc chuyển, nhận kinh
phí hỗ trợ UBND xã lập danh sách qua dịch vụ bưu chính công ích.
4. Thời gian thanh toán và báo cáo kinh phí chi hỗ trợ UBND
xã lập danh sách tăng, giảm thành viên hộ gia đình.
4.1. Cơ quan BHXH thực hiện thanh toán chi hỗ trợ từ đề nghị
của UBND xã theo đợt phát sinh.
4.2. Thời gian báo cáo:
a) Đối với BHXH huyện: Lập Mẫu 03a-TS trước 17h ngày 04 hằng
tháng.
b) Đối với BHXH tỉnh: Lập Mẫu 03b-TS trước 09h ngày 05 hằng
tháng.
Điều 10. Trách nhiệm của các đơn vị trực thuộc BHXH Việt
Nam
1. Ban Sổ - Thẻ
1.1. Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy chế này.
1.2. Tham mưu trình Tổng Giám đốc thành lập Tổ Kiểm soát cấp
Trung ương do Trưởng Ban sổ - Thẻ làm Tổ trưởng, Lãnh đạo Trung tâm Công nghệ
thông tin và Phó Trưởng Ban sổ - Thẻ làm Tổ phó, các tổ viên là viên chức thuộc
các đơn vị: sổ - Thẻ, Công nghệ thông tin, Thu. Tổ trưởng phân công nhiệm vụ cụ
thể cho từng thành viên và chịu trách nhiệm về hoạt động của Tổ kiểm soát.
1.3. Đề xuất trang bị máy tính cho các thành viên trong Tổ
kiểm soát để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, đảm bảo đúng quy định về tiêu chuẩn,
định mức sử dụng máy móc, thiết bị của cơ quan và công chức, viên chức trong
ngành BHXH.
1.4. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức tập
huấn, hướng dẫn, kiểm tra BHXH các tỉnh, thành phố thực hiện, triển khai Quy
chế này.
1.5. Tiếp nhận và phối hợp với các đơn vị trực thuộc giải
quyết kịp thời những khó khăn, vướng mắc trong quá trình tổ chức thực hiện.
1.6. Đề xuất kinh phí hoạt động của Tổ kiểm soát; khen thưởng,
xử lý vi phạm đối với tổ chức, cá nhân theo quy định tại Điều 11 Quy chế này.
1.7.
Trước 17 giờ ngày 05 hằng tháng, cán bộ Ban sổ - Thẻ tổng hợp, in Báo cáo tổng
hợp kinh phí chi hỗ trợ UBND xã lập danh sách tăng, giảm thành viên hộ gia đình
(Mẫu 03c-TS) của tháng trước liền kề gửi Trưởng ban để báo cáo Lãnh đạo Ngành.
2. Trung tâm Công nghệ thông tin
2.1. Chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu trong CSDL HGĐ, đồng bộ,
liên thông dữ liệu với các phần mềm nghiệp vụ của Ngành BHXH; Bảo mật thông tin
theo quy định của pháp luật.
2.2. Xây dựng, hoàn chỉnh, quản lý, vận hành phần mềm HGĐ và
phân cấp, phân quyền sử dụng cho cán bộ BHXH các cấp đáp ứng theo Quy chế này.
2.3. Xây dựng chức năng và phân quyền tra cứu mã số BHXH của
người tham gia, thành viên trong HGĐ đảm bảo bảo mật thông tin theo quy định;
Các chức năng báo cáo tổng hợp, phân tích, nghiệm thu theo đề nghị của Ban sổ -
Thẻ đáp ứng yêu cầu quản lý và Quy chế này.
3. Ban Thu: Phối hợp với các đơn vị hướng dẫn, tổ chức kiểm
tra, giám sát tình hình thực hiện Quy chế này.
4. Vụ Tài chính - Kế toán: Xây dựng, cấp kinh phí và hướng
dẫn các nội dung chi, thủ tục hồ sơ thanh toán, quyết toán.
5. Văn phòng BHXH Việt Nam: Đảm bảo kinh phí hoạt động, cơ
sở vật chất, trang thiết bị làm việc theo đề nghị của Ban sổ - Thẻ để phục vụ
quản lý CSDL HGD.
6. BHXH tỉnh/huyện
6.1. Báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh/huyện chỉ đạo tổ chức
triển khai việc kết nối, liên thông dữ liệu hộ tịch theo hướng dẫn của Bộ Tư
pháp và Quy chế này nhằm cải cách thủ tục hành chính, kịp thời cấp thẻ BHYT cho
trẻ em dưới 6 tuổi và phối hợp thực hiện việc hoàn thiện mã số BHXH, cập nhật
tăng, giảm thành viên HGĐ kịp thời hằng tháng.
6.2. BHXH cấp tỉnh thành lập Tổ kiểm soát cấp tỉnh do Lãnh đạo
BHXH tỉnh phụ trách công tác cấp sổ, thẻ làm Tổ trưởng, Trưởng phòng cấp sổ,
thẻ, CNTT làm Tổ phó và viên chức thuộc các phòng nghiệp vụ: cấp sổ, thẻ, Công
nghệ thông tin, Thu làm thành viên. BHXH cấp huyện thành lập Tổ kiểm soát cấp
huyện do lãnh đạo BHXH huyện phụ trách công tác cấp sổ, thẻ làm Tổ trưởng và
cán bộ thu, sổ, thẻ làm thành viên.
6.3. Đề xuất trang bị máy tính cho các thành viên trong Tổ
kiểm soát để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, đảm bảo đúng quy định về tiêu chuẩn,
định mức sử dụng máy móc, thiết bị của cơ quan và công chức, viên chức trong
ngành BHXH.
6.4. Tổ chức tập huấn Quy chế này đến toàn thể cán bộ BHXH tỉnh/huyện
và các đơn vị, tổ chức có liên quan.
6.5. Phân công cán bộ chuyên quản theo dõi, phụ trách địa bàn
cấp xã để phối hợp kê khai, cập nhật thông tin Mẫu TK1-TS và Mẫu 02-TS
kịp thời, đầy đủ.
6.6. Giám đốc BHXH tỉnh chịu trách nhiệm về thông tin được cập
nhật vào CSDL HGĐ đầy đủ, khớp đúng với hình ảnh hồ sơ kèm theo trên địa bàn
toàn tỉnh và các nội dung tại Quy chế này. Tùy thuộc tình hình thực tế, thực
hiện ký Hợp đồng thuê khoán công việc với đơn vị dịch vụ bưu chính công ích để
thực hiện một số công đoạn trong Quy chế (nếu có) và chịu trách nhiệm, nghiệm
thu chất lượng, tiến độ công việc.
Điều 11. Khen thưởng và xử lý vi phạm
1. Các hành vi bị nghiêm cấm
1.1. Cấp trùng mã số BHXH cho người tham gia, trùng mã số cấp
cho HGĐ.
1.2. Sử dụng các ứng dụng hoặc các phương thức để truy cập vào
CSDL HGĐ mà chưa được phép của BHXH Việt Nam.
1.3. Cấp tài khoản truy cập phần mềm vào phần mềm quản lý,
CSDL HGĐ cho tổ chức, cá nhân không phải là đối tượng được cấp tài khoản theo
quy định.
1.4. Tự ý sao chép, cung cấp, tiết lộ thông tin CSDL HGĐ.
1.5. Các hành vi khác làm hư hỏng, sai lệch hoặc làm mất tính
ổn định của các phần mềm quản lý, CSDL HGĐ.
2. Khen thưởng và xử lý vi phạm
2.1. Khen thưởng: Các tổ chức, cá nhân có thành tích, sáng
kiến trong việc quản lý, cấp mã số BHXH cho người tham gia BHXH, BHYT và cập
nhật biến động thành viên trong CSDL HGĐ được xem xét khen thưởng theo quy định
của Ngành BHXH.
2.5. Xử lý vi phạm:
a) Đơn vị, cá nhân trong Ngành BHXH thực hiện không đầy đủ
hoặc trái với Quy chế này phải chịu trách nhiệm về hậu quả gây ra và bị xem xét
xử lý trách nhiệm theo quy định của Ngành và pháp luật hiện hành.
b) Các tổ chức, cá nhân ký Hợp đồng với cơ quan BHXH cung
cấp dịch vụ mà thực hiện không đầy đủ hoặc trái với Quy chế này phải chịu trách
nhiệm về hậu quả gây ra và bị xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật hiện
hành.
Điều 12. Điều khoản thi hành
1. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký.
2. Những biểu mẫu không được trích dẫn nguồn tại văn bản này
thì được hiểu là ban hành kèm theo văn bản này.
3. Các quy định trước đây do BHXH Việt Nam ban hành về kê
khai thông tin người tham gia BHXH, BHYT chưa có mã số BHXH hoặc hoàn thiện
thông tin để cấp mã số BHXH được điều chỉnh và thực hiện theo quy trình và biểu
mẫu tại Quy chế này.
4. Các quy định trước đây do BHXH Việt Nam ban hành về quy
trình tiếp nhận hồ sơ liên quan đến Điều 4, Điều 6 Quy chế này được điều chỉnh
và thực hiện theo quy trình tại Quyết định này.
5. Trường hợp các quy định tham chiếu tại Quy chế này được
sửa đổi, bổ sung bằng các văn bản mới thì áp dụng tham chiếu theo văn bản
mới./.
