QUY CHẾ
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, KHAI THÁC SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN
LÝ THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGÀNH BẢO HIỂM XÃ HỘI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 375/QĐ-BHXH ngày10 tháng 03 năm 2020 của
Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Phạm vi
Quy chế này quy định việc
quản lý, vận hành, khai thác sử dụng phần mềm Quản lý thiết bị công nghệ thông
tin ngành Bảo hiểm xã hội (sau đây gọi tắt là phần mềm Quản lý thiết bị)
Điều
2. Đối tượng áp dụng
Quy chế này áp dụng đối với
các đơn vị trực thuộc hệ thống ngành Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam.
Điều
3. Giải thích từ ngữ
Phần mềm Quản lý thiết bị là
phần mềm được cài đặt, lưu trữ tập trung tại Trung tâm dữ liệu ngành BHXH để
thực hiện quản lý sử dụng thiết bị CNTT theo tiêu chuẩn, định mức; quản lý quá
trình sửa chữa, bảo hành, bảo trì, nâng cấp thiết bị; quản lý điều chuyển thiết
bị CNTT; quản lý thanh lý, hủy thiết bị CNTT; quản lý lập kế hoạch mua sắm
thiết bị CNTT...
Thiết bị CNTT là các thiết
bị bao gồm máy tính (máy chủ, máy trạm), thiết bị kết nối mạng, thiết bị đảm
bảo an toàn thông tin, máy in, máy quét, các thiết bị ngoại vi khác đấu nối
trực tiếp vào máy tính qua giao diện kết nối mạng, USB và phần mềm hệ thống,
phần mềm ứng dụng, phần mềm tiện ích, phần mềm công cụ được cài đặt trên máy
tính.
Điều 4.
Sử dụng phần mềm Quản lý thiết bị
1. Địa chỉ truy cập vào phần
mềm Quản lý thiết bị là: https://qltb.bhxh.gov.vn
2. Máy tính của người dùng
phải được kết nối với mạng nội bộ của cơ quan BHXH các cấp hoặc kết nối với hạ
tầng truyền thông thống nhất của ngành BHXH.
3. Thông tin nhập vào phần
mềm Quản lý thiết bị phải sử dụng phông chữ Unicode TCVN 6909. Các văn bản dùng
hệ phông chữ khác với Unicode, phải được chuyển đổi (convert) sang định dạng
phông Unicode TCVN 6909 trước khi tải vào phần mềm Quản lý thiết bị.
4. Danh mục quản lý trên
phần mềm Quản lý thiết bị được sử dụng thống nhất với bộ mã định danh dùng
chung của ngành BHXH gồm danh mục cơ quan BHXH cấp tỉnh, cơ quan BHXH cấp
huyện, phòng ban...
Điều 5.
Tài khoản sử dụng phần mềm Quản lý thiết bị
1. Các loại tài khoản
a) Tài khoản quản trị, hỗ
trợ
Là tài khoản cấp cho cán bộ
kỹ thuật của Trung tâm CNTT thực hiện nhiệm vụ quản trị hỗ trợ kỹ thuật và hỗ
trợ người sử dụng.
Trung tâm CNTT quản lý tài
khoản quản trị Cấp 1. Tài khoản quản trị Cấp 1 được quyền quản lý (thêm, sửa,
xóa tài khoản, xem dữ liệu) các tài khoản nghiệp vụ, tài khoản tra cứu cấp cho
người sử dụng của khối cơ quan BHXH.
BHXH tỉnh, thành phố và các
đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam quản lý tài khoản quản trị Cấp 2. Tài khoản
quản trị Cấp 2 được quyền quản lý (thêm, sửa, xóa tài khoản, xem dữ liệu) các
tài khoản nghiệp vụ, tài khoản tra cứu cấp cho người sử dụng của đơn vị.
b) Tài khoản nghiệp vụ
- Là tài khoản cấp cho các
cán bộ kỹ thuật theo dõi, tổng hợp thiết bị công nghệ thông tin của đơn vị và
được giao trách nhiệm vụ cập nhật dữ liệu vào phần mềm Quản lý thiết bị.
- Tài khoản nghiệp vụ có
quyền cập nhật, sửa đổi dữ liệu, quản lý, khai thác sử dụng phần mềm Quản lý
thiết bị theo các quy định tại Quy chế này.
c) Tài khoản tra cứu
Là tài khoản cấp cho cán bộ,
công chức, người lao động thực hiện nghiệp vụ tra cứu, kiểm tra, lập kế hoạch,
dự án khi có nhu cầu.
2. Quy trình cấp tài khoản
sử dụng
- Đơn vị có nhu cầu cấp tài
khoản nghiệp vụ, tra cứu gửi yêu cầu cấp tài khoản mới tới đơn vị quản lý tài
khoản quản trị bằng văn bản hoặc thư điện tử công vụ.
- Đơn vị quản lý tài khoản
quản trị thực hiện cấp tài khoản mới cho đơn vị theo quy định của Quy chế này.
3. Đảm bảo an toàn đối với
tài khoản
- Khai thác sử dụng đúng mục
đích công việc và trong phạm vi trách nhiệm đã được phân công.
- Đặt mật khẩu và định kỳ
thay đổi mật khẩu theo quy định của Quy chế an toàn thông tin ngành BHXH.
4. Điều chỉnh, thu hồi, hủy
bỏ, khôi phục tài khoản
Trường hợp thay đổi người sử
dụng tài khoản nghiệp vụ, tra cứu phải thông báo bằng văn bản cho đơn vị có tài
khoản quản trị theo phân cấp quản lý đơn vị để thực hiện điều chỉnh, thu hồi,
hủy bỏ, khôi phục các quyền sử dụng của người dùng.
Điều 6.
Nguyên tắc phân quyền cập nhật và khai thác dữ liệu trên phần mềm Quản lý thiết
bị
Dữ liệu trên phần mềm Quản
lý thiết bị được phân cấp theo nguyên tắc: Cấp trên được khai thác dữ liệu của
cấp dưới. Các đơn vị ngang cấp không tra cứu được dữ liệu của nhau và của đơn
vị cấp trên. Các đơn vị được tra cứu, cập nhật, sửa đổi dữ liệu cho đơn vị
mình, không được sửa dữ liệu của đơn vị khác tạo ra.
Chương II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 7.
Cập nhật thông tin thiết bị CNTT mới
Trong thời hạn 03 ngày làm
việc kể từ tiếp nhận thiết bị và ký biên bản bàn giao nghiệm thu đưa vào sử
dụng, các đơn vị thực hiện cập nhật dữ liệu và đính kèm các tài liệu liên quan
(tập tin biên bản nghiệm thu, hợp đồng, bản quyền kèm theo định dạng pdf) vào
phần mềm Quản lý thiết bị.
Việc cập nhật thông tin
thiết bị CNTT cho người sử dụng phải bảo đảm đúng quy định về tiêu chuẩn, định
mức sử dụng máy móc, thiết bị CNTT trong ngành BHXH. Thông tin về người sử dụng
được đồng bộ từ phần mềm Quản lý nhân sự (khi có quyết định của cấp có thẩm
quyền về tuyển dụng, điều động, luân chuyển, nghỉ hưu, thôi việc cần kịp thời
thực hiện thao tác cập nhật trạng thái trên phần mềm Quản lý nhân sự để bảo đảm
việc cập nhật đúng tiêu chuẩn, định mức người dùng cho phần mềm Quản lý thiết
bị).
Điều 8.
Cập nhật thông tin sửa chữa, bảo hành, bảo trì, nâng cấp thiết bị (sửa chữa
thiết bị)
Khi có kết quả đánh giá xác
định chất lượng thiết bị CNTT cần phải sửa chữa, cán bộ nghiệp vụ của đơn vị có
trách nhiệm tạo lập hồ sơ sửa chữa thiết bị trên phần mềm Quản lý thiết bị để
theo dõi quá trình sửa chữa cho đến khi hoàn thành công việc, đưa thiết bị vào
sử dụng trở lại.
Điều 9.
Cập nhật thông tin điều chuyển thiết bị CNTT
Khi có quyết định của cấp có
thẩm quyền về điều chuyển thiết bị CNTT giữa các đơn vị theo phân cấp quản lý
tài sản, chậm nhất sau 03 ngày làm việc cán bộ nghiệp vụ của đơn vị có trách
nhiệm thực hiện thao tác cập nhật trạng thái điều chuyển trên phần mềm Quản lý
thiết bị.
Điều
10. Cập nhật thông tin thanh lý, hủy thiết bị CNTT
Ngay sau khi có biên bản của
hội đồng thanh lý, hủy thiết bị CNTT, cán bộ nghiệp vụ của đơn vị có trách
nhiệm tạo lập hồ sơ thanh lý, hủy trên phần mềm Quản lý thiết bị, trong thời
hạn 03 ngày làm việc kể từ khi có Quyết định thanh lý, hủy thiết bị CNTT, cán
bộ nghiệp vụ cập nhật thông tin trên phần mềm Quản lý thiết bị để kết thúc vòng
đời của thiết bị CNTT.
Điều
11. Cập nhật thông tin lập kế hoạch
Trung tâm CNTT cập nhật trên
phần mềm Quản lý thiết bị về yêu cầu lập kế hoạch mua sắm thường xuyên hàng
năm, theo đợt của ngành BHXH.
BHXH tỉnh, thành phố và các
đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam thực hiện đăng ký nhu cầu theo yêu cầu kế hoạch
của BHXH Việt Nam trên phần mềm Quản lý thiết bị.
Điều
12. Chuẩn hóa, rà soát dữ liệu
Cán bộ nghiệp vụ của các đơn
vị có trách nhiệm thực hiện rà soát số liệu thiết bị CNTT của đơn vị mình, phát
hiện các trường hợp trùng lặp dư thừa tại đơn vị, tiến hành chuẩn hóa đảm bảo
thông tin sử dụng thiết bị CNTT tại đơn vị là chính xác, bảo đảm đúng tiêu
chuẩn, định mức của ngành BHXH.
Trường hợp có sai lệch với
thực tế cần có biên bản giải trình trước khi thực hiện hiệu chỉnh trên phần mềm
Quản lý thiết bị.
Trường hợp không xử lý được
trên phần mềm Quản lý thiết bị cần báo cáo ngay cho đơn vị quản lý tài khoản
quản trị Cấp 1 để được hỗ trợ.
Chương III
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều
13. Các đơn vị trực tiếp khai thác sử dụng, cập nhật thông tin trên phần mềm
Quản lý thiết bị
1. Thực hiện cập nhật thông
tin thiết bị CNTT mới đưa vào sử dụng; sửa chữa, bảo hành, bảo trì, nâng cấp
thiết bị; điều chuyển thiết bị; thanh lý, hủy thiết bị bảo đảm đầy đủ chính
xác, đúng thời gian quy định lên phần mềm Quản lý thiết bị. Thường xuyên đối
chiếu thông tin trên phần mềm Quản lý thiết bị để bảo đảm thống nhất với hiện
trạng thực tế của đơn vị; khai thác thông tin, báo cáo theo phân quyền trên hệ
thống.
2. Cập nhật kịp thời thông
tin cán bộ (điều động, luân chuyển, nghỉ hưu, thôi việc) trên phần mềm Quản lý
nhân sự để đồng bộ dữ liệu sang phần mềm Quản lý thiết bị nhằm đảm bảo đúng
tiêu chuẩn, định mức.
3. Chịu trách nhiệm bảo mật
thông tin với tài khoản đã cấp để truy cập phần mềm Quản lý thiết bị.
4. Thông báo sự cố, vấn đề
cần hỗ trợ trong quá trình sử dụng phần mềm Quản lý thiết bị lên đơn vị cấp
trên trực tiếp (đối với BHXH cấp huyện) hoặc Trung tâm CNTT (đối với BHXH cấp
tỉnh và các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam) để được hỗ trợ.
5. Thông báo bằng văn bản
lên đơn vị cấp trên trực tiếp (đối với BHXH cấp huyện) hoặc Trung tâm CNTT (đối
với BHXH cấp tỉnh và các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam) những trường hợp điều
chỉnh tài khoản và quyền truy nhập phần mềm Quản lý thiết bị.
6. Thủ trưởng các đơn vị
chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc quản lý
các tài khoản, các thông tin, số liệu, dữ liệu trên phần mềm Quản lý thiết bị
theo phân cấp quản lý.
7. Văn phòng BHXH Việt Nam
có trách nhiệm cập nhật, quản lý thông tin thiết bị CNTT của các Vụ, Ban; phối
hợp với các Vụ, Ban rà soát, lập kế hoạch mua sắm trên phần mềm Quản lý thiết
bị.
8. Định kỳ hằng năm (trước
ngày 15/01) các đơn vị lập thống kê, báo cáo về tình hình quản lý thiết bị CNTT
theo chức năng và biểu mẫu đã được thiết lập trên phần mềm Quản lý thiết bị,
thực hiện khóa số liệu, tổng hợp báo cáo, ký số và gửi về Trung tâm CNTT qua hệ
thống Quản lý văn bản và điều hành.
Điều
14. Trung tâm Công nghệ thông tin
1. Tiếp nhận các yêu cầu của
các đơn vị, thực hiện hỗ trợ người sử dụng quản lý, khai thác các chức năng của
phần mềm Quản lý thiết bị.
2. Quản lý, vận hành hệ
thống hạ tầng kỹ thuật đảm bảo phần mềm Quản lý thiết bị vận hành thông suốt.
3. Quản lý các danh mục dùng
chung cho toàn Ngành trên phần mềm Quản lý thiết bị, khai thác thông tin, báo
cáo theo phân quyền trên hệ thống.
4. Đôn đốc các đơn vị thực
hiện cập nhật thông tin lên phần mềm Quản lý thiết bị, đảm bảo dữ liệu đầy đủ,
chính xác.
5. Xử lý các vướng mắc liên
quan đến vấn đề kỹ thuật của phần mềm Quản lý thiết bị.
6. Theo dõi, quản lý, kiểm
tra các thông tin, dữ liệu trên phần mềm Quản lý thiết bị trong phạm vi toàn
Ngành, đánh giá tình hình thực hiện để kịp thời báo cáo Tổng Giám đốc xử lý các
hành vi vi phạm và thực hiện đánh giá thi đua lĩnh vực ứng dụng CNTT của các
đơn vị.
Trong quá trình thực hiện
nếu phát sinh vướng mắc, các đơn vị kịp thời phản ánh về BHXH Việt Nam (qua
Trung tâm CNTT) để phối hợp xử lý./.
