trogiupluat.vn

QUY ĐỊNH

VỀ VIỆC THÍ ĐIỂM SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ XÁC THỰC CỦA CƠ QUAN THUẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này hướng dẫn về việc tạo, phát hành, sử dụng, quản lý hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đối với các doanh nghiệp, cơ quan thuế thực hiện thí điểm.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy định này áp dụng đối với:

- Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được cơ quan thuế lựa chọn tạo và phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

- Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

- Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (sau đây được gọi là hóa đơn xác thực) là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

- Số hóa đơn xác thực: là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

- Mã xác thực: là chuỗi ký tự được mã hóa và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

- Mã vạch hai chiều: có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế, được hiển thị trên hóa đơn. Mã vạch hai chiều hỗ trợ doanh nghiệp đọc nhanh và kiểm tra thông tin trên hóa đơn.

2. Tài khoản cấp 1 là tài khoản quản trị được hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn cấp cho doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực. Tài khoản này được dùng để sử dụng hệ thống đồng thời quản lý, đăng ký mới, sửa hoặc xóa các tài khoản cấp 2 của doanh nghiệp.

3. Tài khoản cấp 2 được tạo ra từ tài khoản quản trị (tài khoản cấp 1). Mỗi một tài khoản cấp 2 tương ứng với một tài khoản sử dụng hệ thống.

4. Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế

- Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế bao gồm các thiết bị cấp mã xác thực và các ứng dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện việc lập và cấp mã xác thực hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Thiết bị cấp mã xác thực thực hiện sinh số hóa đơn xác thực và mã xác thực dựa trên các thông tin hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp.

- Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế thực hiện cấp mã xác thực hóa đơn 24/24 giờ trong ngày và 7/7 ngày trong tuần, bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, Tết.

5. Các mô hình cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế

- Mô hình cấp mã xác thực hóa đơn tập trung: sử dụng hệ thống thiết bị cấp mã xác thực và ứng dụng công nghệ thông tin đặt tại Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực hóa đơn cho doanh nghiệp.

- Mô hình cấp mã xác thực hóa đơn phân tán: sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin của Tổng cục Thuế và thiết bị cấp mã xác thực đặt tại doanh nghiệp để cấp mã xác thực hóa đơn cho doanh nghiệp.

6. Các phần mềm lập hóa đơn xác thực

Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm sau để lập và xác thực hóa đơn qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế:

a) Các phần mềm của Tổng cục Thuế cung cấp miễn phí cho doanh nghiệp:

- Phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (sau đây gọi là phần mềm ICA): doanh nghiệp có thể tải phần mềm này về máy trạm để sử dụng.

- Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (sau đây gọi là phần mềm VAN) được cài đặt tại Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp truy cập qua mạng Internet để sử dụng phần mềm này.

b) Phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (sau đây gọi là phần mềm LHD) phải có chức năng lập hóa đơn, đồng thời kết xuất được hóa đơn ra tệp theo định dạng chuẩn quy định của Tổng cục Thuế hoặc tích hợp được dữ liệu với phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế hoặc tích hợp được dữ liệu hóa đơn với thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp.

Điều 4. Điều kiện doanh nghiệp được đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực

Doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện sau đây được đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực:

- Là doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động.

- Có chứng thư số theo quy định của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực.

- Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet.

Điều 5. Nội dung trên hóa đơn xác thực

1. Trên hóa đơn xác thực thể hiện thêm các thông tin: số hóa đơn xác thực, mã xác thực, mã vạch hai chiều.

2. Chữ ký của người bán:

Hóa đơn xác thực phải có chữ ký điện tử của người bán trước khi được cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực.

3. Chữ ký người mua:

Trường hợp người mua có chữ ký điện tử, người mua có thể ký điện tử sau khi hóa đơn đã được xác thực (nếu cần).

4. Nội dung liên hóa đơn:

Trong ký hiệu mẫu số hóa đơn (mẫu hóa đơn) doanh nghiệp sử dụng ký tự số “0” để thể hiện số liên hóa đơn, trên hóa đơn xác thực không phải có tên liên hóa đơn.

5. Các nội dung khác trên hóa đơn tuân thủ theo quy định hiện hành.

Chương II

ĐĂNG KÝ, PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN XÁC THỰC

Điều 6. Đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực

1. Doanh nghiệp thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực theo mẫu số 01/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này, nội dung đăng ký bao gồm:

- Đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực.

- Đăng ký chứng thư số để ký điện tử trên hóa đơn xác thực và giao dịch với cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng một hoặc nhiều chứng thư số.

2. Trong thời hạn ba (03) ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký của doanh nghiệp, cơ quan thuế gửi Thông báo tới địa chỉ thư điện tử của doanh nghiệp về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực:

- Trường hợp chấp nhận, cơ quan thuế thông báo thông tin về tài khoản (tài khoản cấp 1) và mật khẩu của doanh nghiệp theo mẫu số 03/TB-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này.

- Trường hợp không chấp nhận, cơ quan thuế thông báo lý do không chấp nhận cho doanh nghiệp theo mẫu số 03/TB-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này.

3. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng nhiều tài khoản, doanh nghiệp truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) hoặc phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) thực hiện tạo các tài khoản cấp 2.

Điều 7. Đăng ký phát hành hóa đơn xác thực

1. Trước khi sử dụng hóa đơn xác thực, doanh nghiệp phải truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để đăng ký phát hành hóa đơn xác thực theo mẫu số 05/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này. Thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực bao gồm: tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành, phần mềm sử dụng để lập hóa đơn xác thực.

2. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng đồng thời cả phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA), phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) và phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để lập hóa đơn, doanh nghiệp phải đăng ký thông tin phát hành hóa đơn xác thực cho từng phần mềm.

3. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực sau khi đăng ký phát hành thành công.

4. Thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực của doanh nghiệp được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Điều 8. Thay đổi thông tin đăng ký

1. Trường hợp thay đổi, bổ sung thông tin về tên, địa chỉ (đã được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận), doanh nghiệp thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để cập nhật thay đổi.

2. Trường hợp thay đổi, bổ sung thông tin chứng thư số, địa chỉ thư điện tử, doanh nghiệp thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để thay đổi, bổ sung thông tin theo mẫu số 02/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này.

3. Trường hợp thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực, doanh nghiệp truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để đăng ký phát hành hóa đơn xác thực theo mẫu số 05/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này.

Điều 9. Ngừng sử dụng hóa đơn xác thực

1. Trường hợp doanh nghiệp ngừng sử dụng hóa đơn xác thực, doanh nghiệp thực hiện truy cập vào phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để khai báo theo mẫu số 04/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này. Kể từ thời điểm đăng ký ngừng sử dụng, doanh nghiệp sẽ không tạo được hóa đơn xác thực trên hệ thống nhưng vẫn có thể tra cứu các hóa đơn đã được xác thực.

2. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp đã ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ kinh doanh, mất tích, cơ quan thuế thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn xác thực đối với doanh nghiệp này.

3. Thông tin hóa đơn xác thực ngừng sử dụng của doanh nghiệp được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Chương III

QUY TRÌNH CẤP MÃ XÁC THỰC HÓA ĐƠN

Mục 1: CẤP MÃ XÁC THỰC HÓA ĐƠN THEO MÔ HÌNH CẤP MÃ XÁC THỰC TẬP TRUNG

Điều 10. Tiêu chí lựa chọn doanh nghiệp

Cơ quan thuế lựa chọn doanh nghiệp có các điều kiện sau đây được thực hiện cấp mã xác thực hóa đơn theo mô hình cấp mã xác thực tập trung:

1. Doanh nghiệp có đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 4 Quyết định này.

2. Doanh nghiệp theo quy định tại khoản 12 Điều 5 Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/02/2015 của Chính phủ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế trong suốt thời gian thực hiện thí điểm, kể từ thời điểm cơ quan thuế lựa chọn và yêu cầu, bao gồm các doanh nghiệp sau:

a) Doanh nghiệp mới thành lập;

b) Doanh nghiệp thuộc đối tượng phải mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính;

c) Doanh nghiệp kinh doanh thuộc lĩnh vực thương mại, dịch vụ.

3. Doanh nghiệp tự nguyện đăng ký tham gia.

Điều 11. Lập hóa đơn và ký điện tử

1. Đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA).

Doanh nghiệp truy cập vào phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp theo tài khoản đã được cấp và thực hiện:

- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Ký điện tử trên các hóa đơn đã lập.

2. Đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN).

Doanh nghiệp truy cập vào phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) theo tài khoản đã được cấp và thực hiện:

- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Ký điện tử trên các hóa đơn đã lập.

3. Đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) để lập hóa đơn và xác thực hóa đơn qua phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA).

a) Doanh nghiệp truy cập phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) và thực hiện:

- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Kết xuất dữ liệu hóa đơn ra tệp theo định dạng quy định.

b) Doanh nghiệp truy cập phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) và thực hiện:

- Nhận file dữ liệu hóa đơn vào phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA).

- Ký điện tử trên các hóa đơn đã nhận.

4. Đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) để lập hóa đơn và xác thực qua phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN).

Doanh nghiệp truy cập phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) và thực hiện:

- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Ký điện tử trên các hóa đơn đã lập.

Điều 12. Gửi hóa đơn để cấp mã xác thực          

Sau khi doanh nghiệp ký điện tử, hóa đơn sẽ được gửi đến hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế. Các phần mềm lập hóa đơn phải đảm bảo kết nối mạng khi ký và gửi Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực.

Điều 13. Cấp mã xác thực hóa đơn

Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã xác thực (cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực) và gửi trả kết quả cấp mã xác thực hóa đơn cho doanh nghiệp.

Điều 14. Nhận kết quả cấp mã xác thực hóa đơn

1. Kết quả cấp mã xác thực bao gồm:

- Các thông tin hóa đơn đã được cấp mã xác thực nếu kết quả xác thực thành công.

- Các trạng thái lỗi nếu cấp mã xác thực không thành công.

- Thông báo kết quả cấp mã xác thực hóa đơn sẽ được tự động gửi tới doanh nghiệp qua phần mềm doanh nghiệp đã sử dụng để lập và gửi xác thực hóa đơn.

2. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA): Kết quả cấp mã xác thực hóa đơn được tự động nhận về và lưu tại phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA).

3. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN): Kết quả cấp mã xác thực hóa đơn được tự động nhận về và lưu tại tài khoản của doanh nghiệp tại phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN).

4. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) để lập hóa đơn và xác thực hóa đơn qua phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN): Kết quả cấp mã xác thực hóa đơn được tự động nhận về và lưu tại phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD).

5. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) để lập hóa đơn và cấp mã xác thực hóa đơn qua phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) có thể nhận dữ liệu hóa đơn xác thực vào phần mềm LHD như sau:

- Truy cập phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA).

- Thực hiện kết xuất danh sách hóa đơn xác thực ra tệp theo định dạng chuẩn do Tổng cục Thuế quy định.

- Nhận danh sách hóa đơn cấp mã xác thực được kết xuất từ phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) vào phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD).

Điều 15. Tra cứu thông tin hóa đơn xác thực

1. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có thể truy cập phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) hoặc phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để tra cứu, tìm kiếm thông tin hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã được cấp mã xác thực; tra cứu, kết xuất thông tin chi tiết hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã được cấp mã xác thực ra tệp.

2. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) hoặc phần mềm lập hóa đơn của doanh nghiệp (ICA) để kết xuất danh sách hóa đơn đã được xác thực trong kỳ (Mẫu số 08/BK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này). Bảng kê này tổng hợp chi tiết danh sách các hóa đơn đã xác thực thành công trong kỳ, theo các chỉ tiêu như: mã số thuế người mua, tên người mua, số hóa đơn xác thực, trạng thái hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, tổng tiền chưa có thuế và thuế giá trị gia tăng.

Mục 2: CẤP MÃ XÁC THỰC HÓA ĐƠN THEO MÔ HÌNH CẤP MÃ XÁC THỰC PHÂN TÁN

Điều 16. Tiêu chí lựa chọn doanh nghiệp

Cơ quan thuế lựa chọn doanh nghiệp có các điều kiện sau đây được thực hiện cấp mã xác thực hóa đơn theo mô hình cấp mã xác thực phân tán:

- Doanh nghiệp có đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 4 Quyết định này;

- Doanh nghiệp tự nguyện đăng ký tham gia;

- Là doanh nghiệp chấp hành tốt pháp luật thuế;

- Là doanh nghiệp có số lượng hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 100.000 hóa đơn/tháng trở lên;

- Có phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp tích hợp được với thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp; đồng thời đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật theo qui định của Tổng cục Thuế.

Điều 17. Lập hóa đơn và gửi cấp mã xác thực

1. Lập hóa đơn

Doanh nghiệp truy cập phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD), thực hiện:

- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Ký điện tử cho các hóa đơn đã lập.

2. Gửi cấp mã xác thực

Sau khi doanh nghiệp ký điện tử, hóa đơn sẽ được gửi đến thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp.

Điều 18. Cấp mã xác thực hóa đơn

1. Thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp tự động thực hiện cấp mã xác thực (cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực) cho hóa đơn đã ký điện tử.

2. Thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp tự động gửi trả kết quả hóa đơn đã cấp mã xác thực cho phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD).

Điều 19. Nhận hóa đơn xác thực

Phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) tự động nhận kết quả cấp mã xác thực hóa đơn từ thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp vào hệ thống.

Điều 20. Đồng bộ dữ liệu xác thực

1. Định kỳ (cuối ngày hoặc khi số lượng hóa đơn xác thực đạt ngưỡng 50.000 số), doanh nghiệp thực hiện đồng bộ các thông tin hóa đơn xác thực từ thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp tới hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn tại Tổng cục Thuế.

2. Định kỳ (vào ngày làm việc tiếp theo), doanh nghiệp nhận được thông báo về danh sách hóa đơn xác thực cần rà soát qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế sau khi đồng bộ dữ liệu hóa đơn xác thực từ thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp tới hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn tại Tổng cục Thuế theo mẫu số 07/TB-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này. Sau khi nhận được danh sách hóa đơn cần rà soát, doanh nghiệp có trách nhiệm kiểm tra lại các thông tin hóa đơn đã được cơ quan thuế thông báo. Trường hợp phải xử lý xóa bỏ, điều chỉnh hoặc hủy những hóa đơn này, doanh nghiệp thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 24 và Điều 25 Quy định này.

Điều 21. Cung cấp thiết bị cấp mã xác thực

Thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp được Tổng cục Thuế cung cấp miễn phí cho doanh nghiệp tham gia thí điểm.

Chương IV

QUẢN LÝ HÓA ĐƠN XÁC THỰC

Điều 22. Chuyển đổi từ hóa đơn xác thực sang hóa đơn giấy

1. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện truy cập phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) hoặc phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) hoặc phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) để chuyển đổi hóa đơn xác thực ra giấy.

Trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn xác thực sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin của hóa đơn xác thực, dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn xác thực gốc “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN XÁC THỰC” và mã vạch hai chiều. Việc chuyển đổi hóa đơn xác thực ra giấy phải đáp ứng quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính.

2. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện chuyển đổi hóa đơn xác thực ra giấy để chuyển cho người mua trong trường hợp người mua không có phương tiện nhận hóa đơn xác thực (nếu cần).

3. Hóa đơn xác thực đã được doanh nghiệp nhận, lưu thông tin dưới dạng tệp dữ liệu điện tử được sử dụng để kê khai, giao dịch với cơ quan thuế và các cơ quan có liên quan. Cơ quan thuế và các cơ quan có liên quan thực hiện việc tiếp nhận thông tin hóa đơn dưới dạng tệp dữ liệu điện tử do doanh nghiệp cung cấp, không yêu cầu doanh nghiệp phải in hóa đơn xác thực ra giấy.

Điều 23. Gửi hóa đơn xác thực cho người mua

Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn đã được xác thực cho người mua. Phương thức gửi/nhận hóa đơn đã được xác thực theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.

Điều 24. Xử lý hóa đơn sau khi lập và xác thực

1. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện lập hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh, xóa bỏ hóa đơn xác thực trong các trường hợp sau:

a) Trường hợp hóa đơn đã xác thực và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã xác thực và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải xóa bỏ. Việc xóa bỏ hóa đơn phải có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.

Người bán thực hiện lập hóa đơn thay thế để gửi cho người mua. Trên hóa đơn thay thế có hiển thị dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn xác thực số…”. Quy trình lập và cấp mã xác thực hóa đơn thay thế thực hiện theo hướng dẫn tại Quy định này.

b) Trường hợp hóa đơn đã xác thực và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Trên hóa đơn điều chỉnh có hiển thị dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số…”. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-). Quy trình lập và xác thực hóa đơn điều chỉnh thực hiện theo hướng dẫn tại Quy định này.

c) Trường hợp hóa đơn đã xác thực nhưng chưa gửi cho người mua nếu phát hiện sai sót phải xóa bỏ.

2. Nguyên tắc xóa bỏ hóa đơn xác thực là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu. Thông tin hóa đơn đã xóa bỏ được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế.

3. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) hoặc phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để thực hiện lập hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh hoặc xóa bỏ hóa đơn đã xác thực.

4. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) thực hiện các chức năng lập hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh hoặc xóa bỏ hóa đơn đã xác thực trên phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD).

Điều 25. Hủy số hóa đơn xác thực

1. Trường hợp hóa đơn đã lập, đã sinh số hóa đơn của doanh nghiệp nhưng chưa xác thực, nếu doanh nghiệp phát hiện hóa đơn lập sai hoặc trường hợp hóa đơn không xác thực thành công do lỗi của doanh nghiệp thì các hóa đơn này sẽ phải hủy và doanh nghiệp không được gửi xác thực lại. Doanh nghiệp truy cập vào phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) thực hiện hủy các hóa đơn này.

2. Trường hợp doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng các số hóa đơn xác thực đã đăng ký phát hành, doanh nghiệp thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để khai báo việc hủy số hóa đơn đã đăng ký nhưng chưa sử dụng theo mẫu số 06/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này. Thông tin hủy số hóa đơn của doanh nghiệp được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

3. Nguyên tắc hủy hóa đơn đã đăng ký phát hành theo quy định hiện hành về hóa đơn.

Điều 26. Kiểm tra kết quả cấp mã xác thực hóa đơn

Doanh nghiệp là người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra kết quả cấp mã xác thực hóa đơn bằng cách truy cập trang thông tin điện tử ngành Thuế và nhập các thông tin về hóa đơn xác thực.

Điều 27. Trách nhiệm của doanh nghiệp

1. Quản lý tài khoản của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản của doanh nghiệp và tài khoản người sử dụng của doanh nghiệp đã được cấp.

2. Trách nhiệm của doanh nghiệp đối với hóa đơn đã lập

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, đầy đủ, chính xác, trung thực đối với nội dung hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật và lưu hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế dưới định dạng XML theo chuẩn do Tổng cục Thuế quy định.

3. Đối với doanh nghiệp thực hiện cấp mã xác thực theo mô hình cấp mã xác thực phân tán: doanh nghiệp có trách nhiệm bảo quản, sử dụng thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn có hiệu quả.

4. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ tham gia thí điểm sử dụng hóa đơn xác thực không phải lập và gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn xác thực với cơ quan thuế.

Trường hợp doanh nghiệp tham gia thí điểm sử dụng hóa đơn xác thực đồng thời sử dụng cả hóa đơn đặt in hoặc hóa đơn tự in thì doanh nghiệp vẫn phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in.

Chương V

XỬ LÝ SỰ CỐ TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CẤP MÃ XÁC THỰC HÓA ĐƠN

Điều 28.Trường hợp hệ thống mạng gặp sự cố dẫn đến việc doanh nghiệp không gửi/nhận được hóa đơn đã ký điện tử cho hệ thống cấp mã xác thực của cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể truy cập phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) hoặc phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) thực hiện gửi lại hóa đơn để cấp mã xác thực hoặc nhận lại hóa đơn đã cấp mã xác thực.

Điều 29.Trường hợp cấp mã xác thực không thành công do lỗi hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục Thuế (bao gồm cả trường hợp xác thực tập trung và phân tán), doanh nghiệp có thể giữ nguyên các thông tin của hóa đơn đã ký và gửi lại các hóa đơn này để được cấp mã xác thực.

Trường hợp thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp bị lỗi/hỏng, doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hỗ trợ.

Điều 30.Trong quá trình thực hiện nếu doanh nghiệp gặp sự cố trong việc lập, ký, gửi và nhận hóa đơn xác thực, doanh nghiệp cần liên hệ ngay với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn, hỗ trợ.

Chương VI

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 31.Thủ tục, trình tự đăng ký, lập, cấp mã xác thực hóa đơn quy định tại Quyết định này được áp dụng thay thế cho các quy định hiện hành về hóa đơn và có hiệu lực trong giai đoạn thí điểm.

Điều 32.Ngoài các nội dung hướng dẫn cụ thể tại Quyết định này, các nội dung khác được thực hiện theo quy định của pháp luật thuế hiện hành.

Điều 33.Trách nhiệm của cơ quan thuế

1. Cơ quan thuế các cấp có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký, sử dụng hóa đơn xác thực theo quy định kèm theo Quyết định này; đồng thời thực hiện việc kiểm tra và xử lý các vi phạm của các tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng hóa đơn xác thực.

2. Tổng cục Thuế có trách nhiệm hướng dẫn Cục Thuế và doanh nghiệp trong việc bàn giao, sử dụng thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp.

Điều 34.Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có hoạt động liên quan đến việc lập, phát hành và sử dụng hóa đơn xác thực thực hiện đầy đủ các quy định kèm theo Quyết định này.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân phản ánh về Bộ Tài chính để được hướng dẫn, giải quyết./.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

ĐĂNG KÝ

Sử dụng hóa đơn xác thực

Kính gửi: Cơ quan thuế ………………………..

Tên doanh nghiệp:......................................................................................................

Mã số thuế:.................................................................................................................

Địa chỉ:........................................................................................................................

Điện thoại liên hệ:.......................................................................................................

Email (để nhận thông báo của cơ quan thuế)............................................................

Qua nghiên cứu doanh nghiệp nhận thấy đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện để được sử dụng hóa đơn xác thực, doanh nghiệp chúng tôi đăng ký với cơ quan thuế được sử dụng hóa đơn xác thực.

Chúng tôi xin đăng ký danh sách chứng thư số như sau:

Chúng tôi xin cam kết chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, đầy đủ, chính xác và trung thực đối với nội dung trên hóa đơn theo đúng quy định của nhà nước khi sử dụng hóa đơn xác thực./.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

ĐĂNG KÝ

Thay đổi thông tin

Kính gửi: Cơ quan thuế…………………….

Tên doanh nghiệp:......................................................................................................

Mã số thuế:.................................................................................................................

Địa chỉ:........................................................................................................................

Điện thoại liên hệ: ………………….. Email:................................................................

Doanh nghiệp chúng tôi thông báo việc thay đổi, bổ sung thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế kể từ ngày … tháng … năm …, cụ thể như sau:

1. Thông tin chung:

Số điện thoại liên hệ:.....................................................

Địa chỉ thư điện tử (Email): ...........................................

2. Danh sách chứng thư số sử dụng để xác thực:

Chúng tôi xin cam kết chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, đầy đủ, chính xác và trung thực đối với nội dung thay đổi, bổ sung nêu trên./.

THÔNG BÁO

V/v: Đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực

Kính gửi:

<Địa chỉ nhận thông báo của doanh nghiệp:…>

Sau khi xem xét điều kiện thực hiện và văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn xác thực của doanh nghiệp.

Cơ quan thuế thông báo <chấp nhận/không chấp nhận> đề nghị sử dụng hóa đơn xác thực của doanh nghiệp.

(Trong trường hợp chấp nhận cho phép doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực thì ghi)Tài khoản đã được gửi đến hộp thư điện tử của doanh nghiệp, đề nghị doanh nghiệp thực hiện khai báo các thông tin liên quan theo nội dung hướng dẫn của cơ quan thuế tại thư điện tử này.

(Trong trường hợp không chấp nhận cho phép doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực thì ghi) Cơ quan thuế không chấp nhận doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực. Lý do: <Lý do không chấp nhận>.

Doanh nghiệp cần biết thêm chi tiết, xin vui lòng liên hệ với cơ quan thuế theo địa chỉ:

Địa chỉ: :

Số điện thoại:                Địa chỉ E-mail:

Cơ quan thuế thông báo để doanh nghiệp biết, thực hiện./.

Ghi chú:

- Chữ in nghiêng trong dấu <> chỉ là ví dụ. Chọn trường hợp 1 hoặc 2 theo kết quả xử lý đề nghị được sử dụng hóa đơn xác thực.

- Thông báo này được gửi tự động từ hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

ĐĂNG KÝ

Ngừng sử dụng hóa đơn xác thực

Kính gửi: Cơ quan thuế…………………….

Tên doanh nghiệp:.......................................................................................................

Mã số thuế:..................................................................................................................

Địa chỉ:.........................................................................................................................

Điện thoại liên hệ: ………………………… Email:........................................................

Doanh nghiệp chúng tôi đăng ký ngừng sử dụng hóa đơn xác thực, cụ thể như sau:

Các loại hóa đơn xác thực đăng ký ngừng sử dụng:

Chúng tôi xin cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với nội dung đăng ký nêu trên./.

ĐĂNG KÝ PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN XÁC THỰC

1. Tên doanh nghiệp:....................................................................................................

2. Mã số thuế:...............................................................................................................

3. Địa chỉ:......................................................................................................................

4. Điện thoại liên hệ: ………………………… Email:.....................................................

5. Các loại hóa đơn đăng ký phát hành:

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng đồng thời cả phần mềm Lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) và phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) và phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) để lập hóa đơn, doanh nghiệp phải ghi rõ theo ký hiệu, mẫu số, loại hóa đơn và số lượng hóa đơn được lập trên từng phần mềm.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

ĐĂNG KÝ

Hủy hóa đơn xác thực

Kính gửi: Cơ quan thuế…………………….

Tên doanh nghiệp:.......................................................................................................

Mã số thuế:..................................................................................................................

Địa chỉ:.........................................................................................................................

Điện thoại liên hệ: ………………………… Email:........................................................

Doanh nghiệp chúng tôi đăng ký hủy hóa đơn xác thực đã đăng ký phát hành như sau:

Các loại hóa đơn xác thực đã đăng ký phát hành được hủy:

Chúng tôi xin cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với nội dung đăng ký nêu trên./.

THÔNG BÁO

Hóa đơn xác thực cần rà soát

Kính gửi:

<Địa chỉ nhận thông báo của doanh nghiệp:…>

Căn cứ dữ liệu hóa đơn xác thực của doanh nghiệp đã đồng bộ về hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Cơ quan thuế thông báo các hóa đơn của doanh nghiệp từ ngày ... đến ngày ... cần rà soát như sau:

Doanh nghiệp có trách nhiệm xử lý những hóa đơn nêu trên theo qui định về quản lý, sử dụng hóa đơn hiện hành.

Cơ quan thuế thông báo để doanh nghiệp biết, thực hiện./.

Ghi chú: Thông báo này được gửi tự động từ hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế

BẢNG KÊ HÓA ĐƠN ĐÃ SỬ DỤNG THEO NGƯỜI BÁN

Từ ngày……….Đến ngày………..

Mã số thuế người bán:…………………………….

Tên người bán:…………………………………….