Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp được tiến hành thông qua 03 bước cơ bản như sau:

Thứ nhất, người thành lập doanh nghiệp phải chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp hoặc người đại diện theo ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại Phòng đăng ký kinh doanh (ĐKKD) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hồ sơ phải hợp lệ, tức là hồ sơ có đầy đủ giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định của pháp luật.

Trường hợp ủy quyền, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, khi thực hiện thủ tục, người được ủy quyền phải nộp bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân, kèm theo một trong hai loại văn bản sau: (i) Bản sao hợp lệ hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp; hoặc (ii) Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

Thứ hai, Cơ quan ĐKKD xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Theo nguyên tắc áp dụng giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp, người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp tự kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Còn Cơ quan ĐKKD chỉ chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, không chịu trách nhiệm về những vi phạm pháp luật của doanh nghiệp và người thành lập doanh nghiệp.

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được tiếp nhận để nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp khi: (i) Có đủ giấy tờ theo quy định; (ii) Tên doanh nghiệp đã được điền vào Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp; (iii) Có địa chỉ liên lạc của người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp; (iv) Đã nộp phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng ĐKKD trao Giấy biên nhận về việc nhận hồ sơ cho người nộp hồ sơ. Sau khi trao Giấy biên nhận về việc nhận hồ sơ, Phòng ĐKKD nhập đầy đủ, chính xác thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và tải các văn bản trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sau khi được số hóa vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thứ ba, Cơ quan ĐKKD cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Cơ quan ĐKKD cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi có đủ các điều kiện sau đây: (i) Ngành, nghề ĐKKD không bị cấm đầu tư kinh doanh; (ii) Tên của doanh nghiệp được đặt theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014; (iii) Có hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ; iv) Nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định pháp luật về phí và lệ phí.

Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì phải thông báo bằng văn bản cho người thành lập doanh nghiệp biết. Thông báo phải nêu rõ lý do và các yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.