Sổ đăng ký cổ đông là một văn bản nội bộ bắt buộc phải lưu giữ của công ty cổ phần, chứa đựng các nội dung quan trọng về công ty, cổ đông và vốn điều lệ. Trong nhiều trường hợp, thông tin của cổ đông được ghi đầy đủ trong sổ đăng ký cổ đông sẽ là cơ sở của việc xác định thời điểm nhà đầu tư có tư cách cổ đông của công ty cổ phần, cụ thể người nhận cổ phần (CP) trong các trường hợp sau chỉ trở thành cổ đông công ty từ thời điểm các thông tin của họ được ghi đầy đủ vào sổ đăng ký cổ đông: (i) nhận chuyển nhượng CP từ cổ đông công ty cổ phần; (ii) nhận thừa kế CP từ cổ đông công ty cổ phần; (iii) nhận tặng cho CP từ cổ đông công ty cổ phần; (iv) nhận trả nợ bằng CP từ cổ đông công ty cổ phần.[1]

Theo Điều 121 của Luật Doanh nghiệp năm 2014 thì công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sổ đăng ký cổ đông có thể là văn bản, tập dữ liệu điện tử hoặc cả hai loại này.

Sổ đăng ký cổ đông phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;

b) Tổng số CP được quyền chào bán, loại CP được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;

c) Tổng số CP đã bán của từng loại và giá trị vốn CP đã góp;

d) Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;

đ) Số lượng CP từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký CP.

Sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán. Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu hoặc trích lục, sao chép nội dung sổ đăng ký cổ đông trong giờ làm việc của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán.

Trường hợp cổ đông có thay đổi địa chỉ thường trú thì phải thông báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông. Công ty không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông do không được thông báo thay đổi địa chỉ của cổ đông.