Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) một thành viên là mô hình chủ thể kinh doanh có tư cách pháp nhân. Hay nói cách khác, công ty có tư cách pháp lý độc lập, kể cả với chủ sở hữu công ty. Để phòng ngừa các nguy cơ tư lợi, ảnh hưởng đến quyền lợi của công ty và chủ nợ, pháp luật doanh nghiệp xây dựng nên quy định về kiểm soát các giao dịch, hợp đồng giữa công ty với những chủ thể liên quan.

Theo Điều 86 của Luật Doanh nghiệp năm 2014, trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác, hợp đồng, giao dịch giữa công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu với những người sau đây phải được Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên xem xét quyết định:

(i) Chủ sở hữu công ty và người có liên quan của chủ sở hữu công ty;

(ii) Thành viên Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên;

(iii) Người có liên quan của Thành viên Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên;

(iv) Người quản lý của chủ sở hữu công ty, người có thẩm quyền bổ nhiệm những người quản lý đó;

(v) Người có liên quan với người quản lý của chủ sở hữu công ty, người có thẩm quyền bổ nhiệm những người quản lý đó.

  Như vậy, việc kiểm soát các giao dịch, hợp đồng giữa công ty với chủ thể liên quan chỉ đặt ra đối với công ty TNHH một thành viên do tổ chức thành lập, mà không đặt ra với công ty TNHH một thành viên do cá nhân thành lập. Sự phân biệt này của Luật Doanh nghiệp là xuất phát từ đặc thù của chủ sở hữu. Chủ sở hữu là tổ chức không phải là một con người cụ thể, cho nên khả năng giám sát công ty và người liên quan sẽ phức tạp và khó khăn; bởi chủ sở hữu phải ủy quyền cho cá nhân (người được ủy quyền) thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình trong công ty.[1] Ngoài ra, chủ sở hữu là tổ chức sẽ có nhiều chủ thể liên quan như người quản lý của chủ sở hữu công ty, người có thẩm quyền bổ nhiệm những người quản lý đó... Còn đối với chủ sở hữu là cá nhân thì chủ sở hữu có thể tự mình kiểm soát và giám sát hoạt động kinh doanh, tổ chức quản lý của công ty, mà không phải thông qua cơ chế ủy quyền như trường hợp chủ sở hữu là tổ chức. Cho nên, đối với hợp đồng, giao dịch giữa công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu với chủ sở hữu công ty hoặc người có liên quan của chủ sở hữu công ty phải được ghi chép lại và lưu giữ thành hồ sơ riêng của công ty.[2]

Về thủ tục chấp nhận giao dịch, hợp đồng:

Người ký kết hợp đồng phải thông báo cho Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên về các đối tượng có liên quan đối với hợp đồng, giao dịch đó; đồng thời kèm theo dự thảo hợp đồng hoặc nội dung chủ yếu của giao dịch đó.

Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác, Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty và Kiểm soát viên phải quyết định việc chấp thuận hợp đồng hoặc giao dịch trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được thông báo theo nguyên tắc đa số, mỗi người có một phiếu biểu quyết; người có lợi ích liên quan không có quyền biểu quyết.

Về điều kiện chấp nhận giao dịch, hợp đồng:

Hợp đồng, giao dịch chỉ được chấp thuận khi có đủ các điều kiện sau đây:

(i) Các bên ký kết hợp đồng hoặc thực hiện giao dịch là những chủ thể pháp lý độc lập, có quyền, nghĩa vụ, tài sản và lợi ích riêng biệt;

(ii) Giá sử dụng trong hợp đồng hoặc giao dịch là giá thị trường tại thời điểm hợp đồng được ký kết hoặc giao dịch được thực hiện;

(iii) Chủ sở hữu công ty tuân thủ đúng nghĩa vụ quy định của Luật Doanh nghiệp về kiểm soát giao dịch, hợp đồng với giữa công ty với người có liên quan.

Về xử lý hậu quả của giao dịch, hợp đồng chưa được chấp thuận:

Hợp đồng, giao dịch bị vô hiệu và xử lý theo quy định của pháp luật nếu được ký kết không đúng quy định tại các khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 86 của Luật Doanh nghiệp năm 2014, gây thiệt hại cho công ty.

Người ký hợp đồng và người có liên quan là các bên của hợp đồng liên đới chịu trách nhiệm về thiệt hại phát sinh và hoàn trả cho công ty các khoản lợi thu được từ việc thực hiện hợp đồng, giao dịch đó.