Theo hướng dẫn trong Thông tư 15/2014/TT-BTNMT Hồ sơ, trình tự, thủ tục cấp Thư xác nhận PIN được quy định như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gồm

* Một (01) bộ tiếng Việt PIN theo mẫu quy định tại Phụ lục 8 kèm Thông tư 15/2014/TT-BTNMT.

* Văn bản của các bên xây dựng dự án đề nghị xem xét và cấp Thư xác nhận PIN theo mẫu quy định tại Phụ lục 1 kèm Thông tư 15/2014/TT-BTNMT.

Bước 2: Nộp hồ sơ

- Cơ quan tiếp nhận hồ sơ: Cục Khí tượng Thủy văn và Biến đổi khí hậu. Cục Khí tượng Thủy văn và Biến đổi khí hậu kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ trong thời hạn không quá một (01) ngày làm việc.

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định, Cục Khí tượng Thủy văn và Biến đổi khí hậu yêu cầu bên xây dựng dự án bổ sung hồ sơ.

Bước 3: Thẩm định hồ sơ

Trong thời hạn tối đa tám (08) ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ theo quy định, Cục Khí tượng Thủy văn và Biến đổi khí hậu chủ trì, phối hợp với các bên có liên quan thẩm định hồ sơ dự án và trình Bộ Tài nguyên và Môi trường xem xét, cấp Thư xác nhận.

Trường hợp nội dung hồ sơ cần bổ sung, điều chỉnh, Cục Khí tượng Thủy văn và Biến đổi khí hậu có văn bản thông báo, hướng dẫn bên xây dựng dự án bổ sung, điều chỉnh nội dung hồ sơ. Thời gian bổ sung, điều chỉnh không được tính trong tổng thời hạn xem xét, cấp Thư xác nhận.

Bước 4: Cấp Thư xác nhận

Trong thời hạn tối đa hai (02) ngày làm việc kể từ khi có kết quả thẩm định hồ sơ dự án, Bộ Tài nguyên và Môi trường xem xét, quyết định việc cấp Thư xác nhận theo mẫu quy định tại Phụ lục 22 kèm Thông tư này; trường hợp không chấp thuận bên xây dựng dự án được thông báo lý do bằng văn bản.

5. Trong thời hạn tối đa một (01) ngày làm việc kể từ khi Bộ Tài nguyên và Môi trường quyết định cấp Thư xác nhận, Cục Khí tượng Thủy văn và Biến đổi khí hậu trả kết quả cho bên xây dựng dự án qua Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.