Theo quy định tại khoản 2 Điều 23 và khoản 3 Điều 33 Nghị định 99/2013/NĐ-CP, văn bản ủy quyền yêu cầu xử lý vi phạm phải đáp ứng những điều kiện sau đây:

- Văn bản ủy quyền của tổ chức, cá nhân tại Việt Nam phải có chữ ký của người đại diện hợp pháp của bên ủy quyền và con dấu xác nhận của bên ủy quyền, nếu có con dấu đăng ký hợp pháp.

- Văn bản ủy quyền của tổ chức, cá nhân nước ngoài phải có xác nhận của công chứng hoặc chính quyền địa phương hoặc lãnh sự quán, hoặc hình thức khác được coi là hợp pháp theo quy định của pháp luật tại nơi lập văn bản ủy quyền.

- Văn bản ủy quyền nộp kèm theo đơn yêu cầu xử lý vi phạm phải là bản gốc. Văn bản ủy quyền làm bằng tiếng nước ngoài thì phải nộp kèm theo bản dịch sang tiếng Việt có chứng thực của chính quyền địa phương hoặc có cam kết và xác nhận của đại diện sở hữu công nghiệp là bên nhận ủy quyền.

- Trường hợp văn bản ủy quyền là bản sao của bản gốc văn bản ủy quyền đã nộp trong hồ sơ trước đó cho cùng cơ quan xử lý vi phạm thì cũng được coi là hợp lệ, với điều kiện người nộp đơn phải chỉ rõ số hồ sơ đã nộp và bản gốc văn bản ủy quyền được chỉ dẫn vẫn đang có hiệu lực và đúng nội dung ủy quyền.