Theo quy định tại khoản 2 Điều 23 Thông tư 11/2015/TT-BKHCN, các tài liệu, chứng cứ kèm theo đơn phải đáp ứng các điều kiện sau:

- Bản sao các giấy chứng nhận, văn bằng bảo hộ, chứng chỉ và các tài liệu khác được coi là hợp lệ nếu chủ thể quyền xuất trình bản gốc để đối chiếu hoặc bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền hoặc bản sao có xác nhận của cơ quan cấp bản gốc. Cán bộ nhận hồ sơ ký kết xác nhận vào bản sao đã được đối chiếu với bản gốc và không cần có xác nhận của cơ quan công chứng hoặc cơ quan cấp các giấy chứng nhận, văn bằng, chứng chỉ đó;

- Bản giải trình của chủ thể quyền (về doanh thu, uy tín, quảng cáo, bằng chứng sử dụng rộng rãi, bản sao các giấy chứng nhận, văn bằng bảo hộ tại các nước khác) cung cấp cho cơ quan xử lý vi phạm được coi là hợp lệ nếu có cam kết chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung, thông tin của bản giải trình và chữ ký xác nhận và đóng dấu (nếu có) của chủ thể quyền hoặc người đại diện hợp pháp của chủ thể quyền. Nếu bản giải trình có nhiều trang thì chủ thể quyền phải ký nháy vào từng trang hoặc đóng dấu giáp lai vào các trang (nếu có)

Đối với các tài liệu, chứng cứ do bên bị yêu xử lý vi phạm cung cấp, các quy định về điều kiện nêu trên cũng được áp dụng.