Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Phòng đăng ký kinh doanh (ĐKKD) tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân tìm hiểu thông tin, thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử. Tổ chức, cá nhân lựa chọn sử dụng chữ ký số công cộng hoặc sử dụng tài khoản ĐKKD để đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử được thực hiện như sau:   

Về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử:

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ nộp bằng bản giấy. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử được xem là hợp lệ để cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi đảm bảo đầy đủ các yêu cầu sau:

(i) Có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được chuyển sang dạng văn bản điện tử. Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy.

(ii) Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được nhập đầy đủ và chính xác theo thông tin trong các văn bản điện tử.

(iii) Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử phải được xác thực bằng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản ĐKKD của một trong các chủ thể sau:

- Cá nhân có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo quy định;

- Người được cá nhân có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo quy định ủy quyền để thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

(iv) Thời hạn để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử là 60 ngày kể từ ngày Phòng ĐKKD ra Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Sau thời hạn nêu trên, nếu không nhận được hồ sơ sửa đổi, bổ sung của doanh nghiệp, Phòng ĐKKD sẽ hủy hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.[1]

Về trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số công cộng:

Cá nhân có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền của cá nhân có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp (người thành lập doanh nghiệp) kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số vào hồ sơ đăng ký điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người thành lập doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Phòng ĐKKD gửi thông tin sang cơ quan thuế để tự động tạo mã số doanh nghiệp. Sau khi nhận được mã số doanh nghiệp từ cơ quan thuế, Phòng ĐKKD cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng ĐKKD gửi thông báo qua mạng điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.[2]

Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp sử dụng tài khoản ĐKKD:

Cá nhân có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền của cá nhân có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp (người thành lập doanh nghiệp) kê khai thông tin tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để được cấp Tài khoản ĐKKD. Người thành lập doanh nghiệp sẽ sử dụng Tài khoản ĐKKD để kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người thành lập doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử. Phòng ĐKKD có trách nhiệm xem xét, gửi thông báo qua mạng điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ. Khi hồ sơ đã đủ Điều kiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Phòng ĐKKD gửi thông tin sang cơ quan thuế để tự động tạo mã số doanh nghiệp. Sau khi nhận được mã số doanh nghiệp từ cơ quan thuế, Phòng ĐKKD thông báo qua mạng điện tử cho doanh nghiệp về việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Sau khi nhận được thông báo về việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, người thành lập doanh nghiệp nộp một bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy kèm theo Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử đến Phòng ĐKKD. Người thành lập doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy và Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử tại Phòng ĐKKD hoặc nộp qua đường bưu điện.

Sau khi nhận được hồ sơ bằng bản giấy, Phòng ĐKKD đối chiếu đầu mục hồ sơ với đầu mục hồ sơ doanh nghiệp đã gửi qua mạng điện tử và trao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp nếu nội dung đối chiếu thống nhất. Trường hợp hồ sơ bằng bản giấy và hồ sơ doanh nghiệp đã gửi qua mạng điện tử là không thống nhất, Phòng ĐKKD thông báo yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Nếu quá thời hạn 30 ngày, kể từ ngày gửi thông báo về việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà Phòng ĐKKD không nhận được hồ sơ bằng bản giấy thì hồ sơ đăng ký điện tử của doanh nghiệp không còn hiệu lực.

Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính đầy đủ và chính xác của bộ hồ sơ nộp bằng bản giấy so với bộ hồ sơ được gửi qua mạng điện tử. Trường hợp bộ hồ sơ nộp bằng bản giấy không chính xác so với bộ hồ sơ được gửi qua mạng điện tử mà người nộp hồ sơ không thông báo với Phòng ĐKKD tại thời điểm nộp hồ sơ bằng bản giấy thì được coi là giả mạo hồ sơ và sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật.[3]