Theo Điều 59 của Luật Doanh nghiệp năm 2014, điều kiện tiến hành họp Hội đồng thành viên được quy định như sau:

(i) Cuộc họp HĐTV được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

(ii) Trường hợp Điều lệ không quy định hoặc không có quy định khác, triệu tập họp HĐTV trong trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định thì được thực hiện như sau:

Triệu tập họp lần thứ hai phải được thực hiện trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp Hội đồng thành viên triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 50% vốn điều lệ;

Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định thì được triệu tập họp lần thứ ba trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Trường hợp này, cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành không phụ thuộc số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp.

Như vậy, tiêu chí quan trọng để xác định điều kiện tiến hành cuộc họp Hội đồng thành viên là dựa vào vốn góp, chứ không dựa vào số lượng thành viên (tham dự).

Cuộc họp Hội đồng thành viên của Công ty Thanh Hà được triệu tập vào ngày 16/8/2017 là cuộc họp được triệu tập lần thứ nhất. Vì vậy, cuộc họp Hội đồng thành viên chỉ được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty Thanh Hà. Mặc dù, cuộc họp ngày 16/8/2017 có đến 19 thành viên tham dự và chỉ có 01 thành viên không tham dự nhưng lại khiến cho cuộc họp không được tổ chức. Cuộc họp không thể tổ chức là hoàn toàn đúng luật. Thành viên không tham dự sở hữu 38% vốn điều lệ, trong khi đó 29 thành viên tham dự chỉ sở hữu 62% vốn điều lệ, chưa đáp ứng điều kiện tiến hành theo quy định (65%).

Tuy nhiên, nếu cuộc họp lần thứ hai được triệu tập và thành viên sở hữu 38% vốn điều lệ vẫn không tham dự thì cuộc họp lần thứ hai vẫn có thể được tiến hành. Bởi vì, nếu Điều lệ không quy định hoặc không có quy định khác, cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ hai sẽ được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 50% vốn điều lệ. Thành viên không tham dự sẽ mất quyền biểu quyết. Và khi nghị quyết Hội đồng thành viên được thông qua phù hợp với quy định của pháp luật và Điều lệ công ty thì nó sẽ có giá trị ràng buộc với công ty, thành viên và các bên liên quan.