Việc chi trang phục cho người lao động hiện nay có quy định tại Khoản 1, 2 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTChướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/02/2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014, Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 của Bộ Tài chính với nội dung sau:

“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

…

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

…

2.7. Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.

Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ”.

Theo quy định trên, pháp luật hiện nay cho phép các doanh nghiệp có thể chi trang phục cho người lao động thông qua 2 hình thức chi là: chi bằng hiện vật và chi bằng tiền.

Theo đó, yêu cầu chung của khoản chi trang phục lao động là khoản chi này phải được xác định cụ thể trong:

- Hợp đồng lao động;

- Thỏa ước lao động tập thể;

- Quy chế tài chính của Công ty.

* Thứ nhất, chi trang phục cho người lao động bằng hiện vật

Nếu công ty bạn chọn chi trang phục cho người lao động bằng hiện vật thì công ty bạn được tính đưa toàn bộ khoản chi này vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp (nếu có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lý, hợp lệ).

Hồ sơ bao gồm

- Quyết định chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động của giám đốc doanh nghiệp.

- Quy chế tài chính của doanh nghiệp.

- Danh sách người lao động được nhận hiện vật có chữ ký đầy đủ của nhân viên

- Chứng từ khi mua hàng với nhà cung cấp trang phục:

+ Hợp đồng kinh tế giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp trang phục

+ Biên bản giao nhận hàng hóa giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp

+ Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp trang phục và kèm theo chứng từ theo quy định như: phiếu chi tiền mặt nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt với điều kiện tổng tiền thanh toán nhỏ hơn 20 triệu đồng hoặc chứng từ thanh toán qua ngân hàng (lệnh chi, giấy báo nợ,…): nếu doanh nghiệp thanh toán bằng chuyển khoản.

* Thứ hai, chi trang phục cho người lao động bằng tiền mặt

Theo quy định hiện hành thì nếu chi trang phục cho người lao động bằng tiền thì chỉ được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp phần chi trang phục từ 5 triệu đồng/người/năm trở xuống, còn nếu phần chi trang phục bằng tiền mặt trên 5 triệu đồng/người/năm không được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp cho phần vượt trên 5 triệu đồng/người/năm.

Hồ sơ bao gồm

- Quyết định chi trang phục bằng tiền mặt cho người lao động của giám đốc doanh nghiệp.

- Quy chế tài chính của doanh nghiệp.

- Danh sách người lao động được nhận tiền chi trang phục có chữ ký đầy đủ của nhân viên

- Chứng từ thanh toán: phiếu chi tiền mặt nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt với điều kiện tổng tiền thanh toán nhỏ hơn 20 triệu đồng hoặc chứng từ thanh toán qua ngân hàng (lệnh chi, giấy báo nợ,…): nếu doanh nghiệp thanh toán bằng chuyển khoản.

* Thứ ba, chi trang phục cho người lao động đồng thời bằng tiền mặt và hiện vật

Về nguyên tắc, áp dụng đồng thời cả hai nội dung trên. Điều đó có nghĩa là: đối với phần chi là hiện vật thì số chi được tính toàn bộ vào chi phí hợp lý khi tính thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lý); đối với phần chi trang phục bằng tiền thì số tiền từ 5 triệu đồng/người/năm trở xuống được tính vào chi phí hợp lý.

Hồ sơ bao gồm: các loại giấy tờ của hai trường hợp trên.