Việc lưu giữ tài liệu có vai trò quan trọng đối với việc tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp. Theo Điều 11 của Luật Doanh nghiệp năm 2014, tùy theo loại hình mà doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

(i) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

(ii) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

(iii) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

(iv) Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

(v) Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;

(vi) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

(vii) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.

Theo Điều 34 của Nghị định số 50/2016/NĐ-CP ngày 01/06/2016 của Chính phủ Về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư: doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty. Ngoài ra, bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc lưu giữ tài liệu theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014.