Kiểu dáng công nghiệp là hình dáng bên ngoài của sản phẩm được thể hiện bằng hình khối, đường nét, màu sắc hoặc sự kết hợp những yếu tố này (định nghĩa tại Khoản 13 Điều 4 Luật Sở hữu trí tuệ 2005) 

Căn cứ Điều 63 Luật Sở hữu trí tuệ 2005, kiểu dáng công nghiệp được bảo hộ nếu đáp ứng các điều kiện chung sau đây:

- Có tính mới;

- Có tính sáng tạo;

- Có khả năng áp dụng công nghiệp

Ngoài ra kiểu dáng đó không thuộc các trường hợp được quy định tại Điều 64 Luật Sở hữu trí tuệ (đối tượng không được bảo hộ với danh nghĩa kiểu dáng công nghiệp) và không vi phạm chính sách của Nhà nước về sở hữu trí tuệ (Điều 8 Luật Sở hữu trí tuệ).

Căn cứ Thông tư 01/2007/TT-BKHCN và Thông tư 16/2016/TT-BKHCNthủ tục đăng ký bảo hộ kiểu dáng công nghiệp như sau:

1. Trình tự thực hiện:

Nộp đơn giấy hoặc hình thức nộp đơn trực tuyến qua Cổng dịch vụ công trực tuyến của Cục Sở hữu trí tuệ.

Hình thức nộp đơn giấy

- Nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ của bưu điện đến Cục Sở hữu trí tuệ:

- Trường hợp nộp qua bưu điện, người nộp đơn cần chuyển tiền qua dịch vụ của bưu điện, photo Giấy biên nhận chuyển tiền gửi kèm theo hồ sơ đến một trong địa điểm của Cục Sở hữu trí tuệ để chứng minh khoản tiền đã nộp.

Hình thức nộp đơn trực tuyến

- Điều kiện: Người nộp đơn cần có chứng thư số và chữ ký số, đăng ký tài khoản trên Hệ thống tiếp nhận đơn trực tuyến và được Cục Sở hữu trí tuệ phê duyệt tài khoản để thực hiện các giao dịch đăng ký quyền sở hữu công nghiệp.

- Trình tự: Khai báo và gửi hồ sơ trên Hệ thống tiếp nhận đơn trực tuyến của Cục Sở hữu trí tuệ, sau khi hoàn thành Hệ thống sẽ gửi lại Phiếu xác nhận nộp tài liệu trực tuyến.

Trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày gửi đơn trực tuyến, người nộp đơn phải đến một trong địa điểm của Cục Sở hữu trí tuệ để xuất trình Phiếu xác nhận tài liệu nộp trực tuyến và tài liệu kèm theo (nếu có) và nộp phí/lệ phí.

Nếu tài liệu và phí/lệ phí đầy đủ, cán bộ nhận đơn sẽ cấp số đơn vào Tờ khai trên Hệ thống tiếp nhận đơn trực tuyến, nếu không đủ tài liệu và phí/lệ phí thì đơn sẽ bị từ chối tiếp nhận.

Trong trường hợp không hoàn tất thủ tục nộp đơn theo quy định, tài liệu trực tuyến sẽ bị hủy.

2. Bộ hồ sơ:

(1) 02 Tờ khai đăng ký kiểu dáng công nghiệp (mẫu số 03-KDCN).

(2) 01 Bản mô tả kiểu dáng công nghiệp gồm

- Tên kiểu dáng công nghiệp;

- Lĩnh vực sử dụng kiểu dáng công nghiệp;

- Kiểu dáng công nghiệp tương tự gần nhất;

- Liệt kê ảnh chụp hoặc bản vẽ;

- Phần mô tả kiểu dáng công nghiệp phải đáp ứng các quy định sau

+ Bộc lộ hoàn toàn bản chất của kiểu dáng công nghiệp yêu cầu bảo hộ, trong đó nêu đầy đủ các đặc điểm tạo dáng thể hiện bản chất của kiểu dáng công nghiệp, đồng thời chỉ ra các đặc điểm tạo dáng mới, khác biệt so với kiểu dáng công nghiệp tương tự gần nhất;

+ Các đặc điểm tạo dáng của kiểu dáng công nghiệp yêu cầu bảo hộ được trình bày lần lượt theo thứ tự: các đặc điểm hình khối, đường nét, tương quan giữa các đặc điểm hình khối và/hoặc đường nét, các đặc điểm màu sắc (nếu có); 

+ Đối với sản phẩm có các trạng thái sử dụng khác nhau (ví dụ: sản phẩm có nắp hoặc có thể gập lại được …) thì mô tả kiểu dáng công nghiệp của sản phẩm ở các trạng thái khác nhau;

+ Nếu kiểu dáng công nghiệp gồm nhiều phương án thì chỉ rõ các đặc điểm khác biệt của những phương án còn lại so với phương án cơ bản (phương án đầu tiên nêu trong đơn);

+ Nếu kiểu dáng công nghiệp là kiểu dáng của bộ sản phẩm thì mô tả kiểu dáng của từng sản phẩm trong bộ đó.

(3) 04 Bộ ảnh chụp/bản vẽ kiểu dáng công nghiệp.

Bộ ảnh chụp, bản vẽ phải thể hiện đầy đủ các đặc điểm tạo dáng của kiểu dáng công nghiệp yêu cầu bảo hộ đến mức căn cứ vào đó, bất kỳ người nào có hiểu biết trung bình về lĩnh vực tương ứng đều có thể xác định được kiểu dáng công nghiệp đó và theo các hướng dẫn sau đây:

- Ảnh chụp, bản vẽ phải rõ ràng, sắc nét; bản vẽ phải được thể hiện bằng đường nét liền; nền ảnh chụp, bản vẽ phải có màu đồng nhất và tương phản với kiểu dáng công nghiệp; trên ảnh chụp, bản vẽ chỉ được thể hiện sản phẩm mang kiểu dáng công nghiệp yêu cầu bảo hộ;

- Ảnh chụp, bản vẽ phải thể hiện kiểu dáng công nghiệp theo cùng một tỷ lệ. Kích thước của kiểu dáng công nghiệp trong ảnh chụp, bản vẽ không được nhỏ hơn 90mm x 120mm và không được lớn hơn 190mm x 277mm.

- Ảnh chụp, bản vẽ phải thể hiện kiểu dáng công nghiệp theo cùng một chiều và lần lượt theo thứ tự: hình phối cảnh (ba chiều) của kiểu dáng công nghiệp, hình chiếu của kiểu dáng công nghiệp từ phía trước, từ phía sau, từ bên phải, từ bên trái, từ trên xuống, từ dưới lên; các hình chiếu phải được thể hiện chính diện.

(4) Chứng từ nộp phí, lệ phí.

(5) Các tài liệu khác (nếu có):

- Giấy ủy quyền (nếu nộp thông qua tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp);

- Giấy chuyển nhượng quyền nộp đơn (nếu có);

- Tài liệu xác nhận quyền đăng ký (nếu thụ hưởng từ người khác);

- Tài liệu chứng minh quyền ưu tiên (nếu đơn có yêu cầu hưởng quyền ưu tiên).

3. Phí, lệ phí:

- Lệ phí nộp đơn: 150.000VNĐ;

- Phí phân loại kiểu dáng công nghiệp: 100.000/01 phân loại;

- Phí thẩm định đơn: 700.000VNĐ/01 đối tượng;

- Phí công bố đơn: 120.000VNĐ;

- Phí công bố từ hình thứ 2 trở đi: 60.000VNĐ/01 hình;

- Phí tra cứu thông tin nhằm phục vụ quá trình thẩm định: 480.000VNĐ/01 đối tượng;

- Phí thẩm định yêu cầu hưởng quyền ưu tiên (nếu có): 600.000VNĐ/01 đơn ưu tiên.

Lưu ý: Đơn đăng ký kiểu dáng công nghiệp cần được phân loại quốc tế về kiểu dáng công nghiệp, trường hợp Người nộp đơn không phân loại hoặc phân loại không chính xác thì Cục Sở hữu trí tuệ sẽ tiến hành phân loại và người nộp đơn cần nộp phí phân loại theo quy định (100.000VNĐ/01 phân loại)

4. Thời hạn xử lý:

- Thẩm định hình thức: 01 tháng

- Công bố đơn: trong thời hạn 02 tháng kể từ ngày đơn đăng ký có Quyết định chấp nhận đơn hợp lệ

- Thẩm định nội dung: không quá 07 tháng, kể từ ngày công bố đơn.